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¿Por qué necesitas un ERP para el control de inventarios?

Descubre cómo un ERP revoluciona el control de inventarios. Optimiza procesos, reduce costos y potencia tu gestión empresarial.

Se dice que el cliente tiene siempre la razón. Aunque podríamos matizar de muchas formas esta afirmación, hay una esencia detrás de ella que se mantiene vigente: cuando los clientes están contentos, las empresas florecen. Por eso, especialmente en un mercado altamente competitivo y con creciente exigencia, la eficiencia operativa gana protagonismo entre los factores clave para el éxito; y una parte fundamental de ésta, radica en una adecuada gestión de inventarios

Cuando el inventario es completo, detallado, ordenado y está correctamente actualizado, la producción marcha viento en popa y los clientes pueden recibir correcta y rápidamente, los bienes por los que han pagado. 

Pero, pese a su importancia, muchas compañías presentan todavía grandes dificultades en la gestión de sus inventarios o dependen de herramientas, como las hojas de cálculo, que han quedado ampliamente superadas por mejores programas y tecnologías. Por fortuna, nunca es demasiado tarde para emprender acciones correctivas de la mano de un ERP. ¡Mira! 

 

¿Qué es un ERP?

Como ya te contamos, un Enterprise Resource Planning, o simplemente ERP por sus siglas en inglés, consiste en un conjunto de programas informáticos que permiten administrar y unificar información de distintas áreas de una organizacional, como contabilidad, ventas, compras y, por supuesto, inventarios, entre otras. 

Esto favorece el cruce de información y la interrelación entre departamentos, a la vez que todos los datos se actualizan en tiempo real, pero de forma segura. De este modo, se optimizan los procesos empresariales, aumentan la eficiencia y la productividad, así como también, se reducen los tiempos operativos y se toman mejores decisiones de negocio.  

 

La importancia del control de inventarios

La gestión de inventarios implica el control de aquellos procesos relativos a la producción, el ordenamiento y la venta de los productos de una empresa. Esto supone, entonces, tanto el almacenamiento y seguimiento de materias primas y componentes, como de los bienes terminados, explica Coursera

En consecuencia, la gestión eficaz del inventario contribuye a mantener una compañía organizada. Además, permite obtener datos fundamentales para que las compañías puedan responder a las tendencias, evitar interrupciones en la cadena de suministros y mantener su rentabilidad. 

En este sentido, el control de inventarios ofrece 5 importantes beneficios: 

  • Favorece la satisfacción del cliente
  • Optimiza los recursos
  • Reduce los costos operativos
  • Robustece la cadena de suministros
  • Permite la toma de decisiones informadas

 

Desafíos en la gestión de inventarios sin un ERP

Pese a su enorme importancia para la eficiencia y rentabilidad, muchas empresas tienden a cometer errores costosos en la gestión de sus inventarios. Entre ellos, Tamara Vargas, especialista en marketing, destaca en un artículo para LinkedIn

  • Carecer de proyecciones de la demanda futura. Puede impactar negativamente en la cadena de abastecimiento al, por ejemplo, producirse faltantes o exceso de stock que luego se debe almacenar.  

 

  • Empleo de hojas de cálculo para hacer el control de inventario. Al no integrarse la información de diversas áreas, aumentan las probabilidades de que se cometan errores. 

 

  • No hacer backup de los datos. Conlleva el riesgo de perder información valiosa en caso de imprevistos o ataques cibernéticos. 

 

  • Deficiente gestión del almacenamiento. Se produce al desconocer la ubicación exacta de los productos, por desaprovechamiento del espacio o desactualizaciones en las entradas y salidas de materias primas y bienes terminados.

 

  • Errores al registrar los movimientos de inventario. Por ejemplo, en los datos de envío y lotes, o en facturas que no coinciden con las cantidades realmente entregadas. 

 

Ventajas de implementar un ERP para el control de inventarios

Como con otras áreas de las organizaciones, la implementación de un sistema ERP para el control de inventarios puede ofrecer significativas ventajas para llevar la gestión empresarial al siguiente nivel de desarrollo:

 

  • Centralización de la información

Puesto que el ERP integra la totalidad de los datos del inventario en una misma plataforma, permite obtener una visión completa y seguir en tiempo real sus diferentes aspectos, como movimientos, transacciones y demanda. De este modo, se genera una perspectiva integral e información confiable que simplifica, luego, los procesos de toma de decisiones. Además, contribuye a mejorar la coordinación entre diferentes departamentos.

 

  • Optimización de procesos

Los sistemas ERP están diseñados para automatizar toda una serie de procesos relacionados con inventarios: gestión de órdenes de compra, seguimiento de la producción, planificación de la demanda y administración de almacenes. Gracias a ello, se reduce la necesidad de hacer manualmente estas tareas, lo que minimiza, en consecuencia, la probabilidad de errores humanos. 

 

  • Reducción de costos

Nada en una empresa sucede de forma aislada. Por eso, al mejorar la eficiencia operativa y reducir errores, un sistema ERP para el control de inventarios colabora para minimizar costos asociados a almacenamiento o mano de obra. De igual modo, al brindar un panorama de situación más completo, este software puede resultar de gran valor al negociar mejores presupuestos con proveedores, lo que achica los costos de producción. 

 

  • Mejor servicio al cliente

Gracias a un control de inventario más preciso, es posible garantizar la disponibilidad de productos y reducir los tiempos de entrega, todo lo cual impacta directamente sobre la satisfacción del cliente. De este modo, se logra una mayor fidelidad y mejora la experiencia de marca, que aumenta las chances de aumentar la clientela. 

 

  • Análisis y proyecciones optimizadas

Los sistemas ERP van más allá del almacenamiento o la gestión de datos. Con sus herramientas de avanzada, las empresas pueden generar informes detallados con los que analizar tendencias, identificar patrones en la demanda y realizar pronósticos económicos con mayor precisión. Como es evidente, esto enriquece la planificación estratégica y ayuda a anticipar futuras necesidades de inventario. 

 

¿Qué tener en cuenta al elegir un ERP para el control de inventarios?

Como con cualquier módulo del ERP, al optar por un sistema para el control de inventarios es prioritario revisar que sea compatible con la industria y el tamaño de la compañía, elegir una herramienta modelizable y escalable, así como también, que garantice el resguardo de los datos con el respaldo de una empresa proveedora con sólida y comprobable experiencia. 

De igual modo, y en lo que hace específicamente a la gestión de inventarios, es importante comprobar que ofrezca funciones completas para su administración, como seguimiento de lotes, avisos de próximas caducidades o que permita identificar la ubicación de cada producto dentro de un depósito determinado. 

 

Conclusiones

Como ves, la implementación de un ERP para el control de inventarios es un paso decisivo si deseas robustecer la ventaja competitiva de tu empresa. Esto y mucho más, es lo que puedes conseguir de la mano de Calipso, una compañía con más de treinta años de experiencia. Contáctanos, estamos para asesorarte.