Aprende que es un sistema ERP, cómo funciona, sus beneficios para las empresas y las claves para escoger el adecuado.
Planificar los recursos de una empresa. Brindar una solución tecnológica integrada. Cumplir objetivos y metas por la automatización. ¡Definamos un ERP!
¿Qué es un ERP?
Un ERP (Enterprise Resource Planning o Sistema de Planificación de Recursos Empresariales) es un software de gestión empresarial integral que permite centralizar, automatizar y coordinar los procesos clave de una organización en un único sistema.
Este tipo de solución conecta áreas como:
- Finanzas y contabilidad
- Compras y ventas
- Inventario y logística
- Producción
- Recursos Humanos
¿Qué significa la sigla ERP?
El ERP tiene su mejor definición en su sigla. Significa “Enterprise Resource Planning”, es decir, que un ERP es el sistema que planifica los recursos de una empresa.
¿Por qué usar un ERP?
La idea es que las soluciones ERP integren y automaticen la gestión ya no específicamente de las empresas, sino de organizaciones de todo tipo. Iglesias, clubes deportivos, ejércitos, sindicatos, obras sociales, hospitales, universidades, ONGs. Todo tipo de negocio que debe controlar recursos requiere en mayor o menor medida de un software de este tipo. Estas herramientas permiten automatizar tareas, reducir errores manuales y unificar la información en una sola plataforma, sin depender de múltiples sistemas aislados o planillas.
Entre los principales beneficios de usar un ERP se destacan:
- Integración total de todas las áreas y procesos de la organización
- Ahorro de tiempo y costos operativos gracias a la automatización
- Visión centralizada y en tiempo real de lo que ocurre en cada sector
- Mayor trazabilidad y control de recursos financieros, humanos y materiales
- Mejora en la toma de decisiones, basada en datos actualizados y confiables
- Escalabilidad y adaptabilidad a medida que la organización crece o cambia
- Cumplimiento normativo y orden administrativo más sencillo y eficiente
Para conocer más sobre los beneficios de un ERP, te invitamos a leer este artículo de Calipso: Beneficios del ERP
¿Qué significa que un ERP sea SaaS?
Un ERP SaaS (Software as a Service) es un sistema de planificación empresarial que se aloja en la nube y se accede a través de internet, lo que permite a las empresas utilizarlo sin necesidad de infraestructura propia. Esto reduce costos de implementación y mantenimiento, ofreciendo flexibilidad y actualizaciones automáticas.
¿Cuándo se debe comenzar a tener un ERP?
Se debe considerar implementar un ERP cuando la empresa empieza a crecer y los procesos como la gestión financiera, contable y operativa se vuelven difíciles de manejar manualmente o con sistemas dispersos. Un ERP ayuda a centralizar y automatizar estos procesos para mejorar la eficiencia y tomar decisiones informadas.
Historia de los sistemas ERP
Orígenes y evolución
El origen del ERP es la contabilidad general. Con el tiempo, el sistema absorbió las cuentas a cobrar y las cuentas por pagar, luego las funciones de ventas y compras, tesorería, inventarios, manufactura, control de calidad, preventa, post-ventas, etc., hasta constituir las mega suites que hoy conocemos.
Desde entonces, los sistemas ERP se han convertido en una herramienta fundamental para las empresas de todos los tamaños y sectores.
¿Cuáles son los ERP más usados por las grandes empresas?
- Calipso
- SAP
- Oracle ERP Cloud
- Microsoft Dynamics 365
- Infor
- NetSuite
¿Qué tipos de sistemas ERP existen?
Existen varios tipos de sistemas ERP que se clasifican según su implementación y modelo de operación:
ERP On-Premise: Se instala y se aloja en los servidores propios de la empresa. Ofrece mayor control, pero requiere más inversión en infraestructura y mantenimiento.
ERP en la Nube (Cloud ERP): Se accede a través de internet y se aloja en servidores de terceros. Es más flexible y escalable, con menor costo inicial y actualizaciones automáticas.
ERP SaaS (Software as a Service): Es un tipo de ERP en la nube, donde la empresa paga una suscripción para usar el software. Reduce los costos de infraestructura y facilita la integración y acceso desde cualquier lugar.
ERP Híbrido: Combina características de ERP on-premise y en la nube. Algunas funcionalidades se alojan localmente y otras se gestionan en la nube.
ERP Modular: Permite a las empresas elegir e implementar solo los módulos que necesitan, como finanzas, recursos humanos o inventario, según las necesidades específicas.
ERP Open Source: Ofrece acceso al código fuente, lo que permite personalizar el sistema según los requisitos de la empresa. Es ideal para empresas con equipos técnicos que pueden adaptarlo.
Beneficios de implementar un sistema ERP para empresas de software de finanzas:
Implementar un sistema ERP en una empresa de software de finanzas centraliza la información, automatiza procesos, mejora la toma de decisiones y reduce costos operativos, facilitando una gestión más eficiente y escalable de una empresa. Ofreciendo beneficios para las pymes que están en constante crecimiento.
Beneficios de un sistema ERP
- Optimizar los procesos empresariales.
- Proveer datos con integridad y unificados.
- Acceder a toda la información de forma confiable, precisa y oportuna.
- Compartir información entre todos los componentes de la organización.
- Aumento de la eficiencia y productividad
- Eliminar datos y operaciones innecesarias (o redundantes).
- Reducir tiempos y costos de los procesos.
- Mejora en la toma de decisiones
Las soluciones ERP, ocasionalmente, son llamadas back office ya que indican que el cliente y el público general no están directamente involucrados. Estos sistemas son la contraparte con el sistema de apertura de datos (front office), que crea una relación administrativa del consumidor o servicio al consumidor y que se conocen como Customer Relationship Management (CRM).
Además, los sistemas ERP están funcionando ampliamente en todo tipo de empresas. Los departamentos funcionales que están involucrados en la operación o producción están integrados en una sola plataforma.
¿Cómo funciona un sistema ERP?
Un sistema ERP en Argentina opera al consolidar y centralizar datos de todas las áreas de una empresa en una única plataforma. Recolecta, procesa y actualiza la información en tiempo real, lo que facilita una gestión eficaz y proporciona una visión completa de las operaciones. Dispone de diversos módulos que colaboran para ofrecer una perspectiva integral y optimizar la eficiencia en la gestión empresarial.
Finanzas: administra todas las actividades financieras de la empresa, ofreciendo una visión completa y detallada del estado económico y la salud financiera de la organización.
Contabilidad: se encarga de registrar, clasificar y reportar todas las transacciones financieras de la empresa para asegurar la precisión y el cumplimiento contable.
Presupuesto: gestiona la planificación y control financiero, permitiendo a las empresas establecer, monitorizar y ajustar sus presupuestos de manera efectiva.
Activos fijos: se encarga de controlar la compra, depreciación y eliminación de los bienes tangibles de la empresa, incluyendo maquinaria, vehículos y equipos.
Compras: supervisa todo el proceso de adquisición de bienes y servicios, desde la solicitud inicial hasta la recepción y el pago final.
Ventas: ayuda a mejorar la eficiencia en el proceso de ventas, optimiza la gestión de relaciones con clientes y asegura una gestión efectiva de inventarios y cobros.
Inventario: facilita el control exacto del stock, optimiza el proceso de reabastecimiento y aumenta la eficiencia operativa al asegurar que los productos estén disponibles cuando se requieren.
Logística: gestión de la cadena de suministro, logística y distribución de productos.
Manufactura: optimiza el proceso de producción de bienes, desde la planificación hasta la ejecución y el control de calidad.
Funcionalidades de un ERP
Es un software que registra todo lo que ocurre con los recursos de una organización. Por ejemplo:
- Cómo se mueven sus inventarios, sus ventas, sus compras, sus gastos.
- Calcula los impuestos.
- Controla las cuentas bancarias, los activos fijos, todo esto luego reflejado en la contabilidad general.
Hoy por hoy los ERPs son la base esencial para que una organización pueda ofrecer productos o servicios a la comunidad.
Empresas que utilizan Calipso ERP
Banco Credicoop: integrar un ERP para optimizar procesos.
El Banco Credicoop buscaba optimizar la gestión de compras, pagos a proveedores y control presupuestario, reemplazando sus sistemas independientes por un ERP integral adaptado a sus necesidades.
Iron Mountain: unificar la facturación en toda la región.
Iron Mountain necesitaba una solución integral para América Latina. Encontró en Calipso la flexibilidad y experiencia necesarias para lograrlo.
El sistema ERP comprende distintas áreas: Gestión financiera, de inventario y cadena de suministro, ventas y marketing
Colaboran en gestionar las finanzas de la empresa, desde la contabilidad hasta la facturación y pago a proveedores, además la gestión de presupuestos.
Por otro lado, en la gestión de inventario y cadena de suministro, los sistemas ERP colaboran en gestionar el inventario de la empresa y la cadena de suministro, desde la adquisición hasta la entrega.
En este sentido, lo mismo sucede con la gestión de ventas y marketing donde los sistemas ERP permiten gestionar las ventas y el marketing de la empresa, desde la gestión de clientes hasta la generación de informes.
Tipos de sistemas ERP
Sistemas ERP en la nube vs. locales
Existen dos tipos principales de sistemas ERP: los sistemas ERP en la nube y los sistemas ERP locales. Los sistemas ERP en la nube se ejecutan en servidores externos y se acceden a través de Internet, mientras que los sistemas ERP locales se ejecutan en servidores internos de la empresa.
Implementación de un sistema ERP
La implementación de un sistema ERP puede ser un proceso complejo y costoso. Antes de implementar un sistema ERP, es importante saber por qué implementar un ERP, prepararse para el proceso y tener en cuenta los problemas comunes durante la implementación, como el tiempo de inactividad y la resistencia al cambio.
Preparación para la implementación
Aquí hay algunos pasos que se pueden seguir para prepararse para la implementación de un sistema ERP:
- Definir objetivos y requisitos: Es importante tener una comprensión clara de los objetivos comerciales y los requisitos del sistema ERP antes de comenzar la implementación. Así, las necesidades específicas de la empresa podrán ser personalizadas y configuradas por el sistema.
- Selección del sistema ERP: Una vez que se han definido los objetivos y requisitos, se debe seleccionar el sistema ERP adecuado que cumpla con estas necesidades. La selección del sistema puede ser una tarea difícil y puede requerir la ayuda de expertos en tecnología y consultores de ERP.
- Planificación del proyecto: La implementación de un sistema ERP es un proyecto complejo que requiere una planificación cuidadosa y una gestión adecuada del proyecto. Se deben definir los plazos, los recursos y las tareas necesarias para completar el proyecto.
- Formación del personal: La formación del personal es un paso crítico en la implementación de un sistema ERP. Se debe asegurar que el personal comprenda cómo utilizar el sistema y se sienta cómodo en su trabajo. Se pueden proporcionar programas de formación y capacitación en línea o presenciales para ayudar a los empleados a familiarizarse con el sistema.
- Migración de datos: La migración de datos es otro paso importante en la implementación de un sistema ERP. Los datos deben ser transferidos de los sistemas antiguos al nuevo sistema ERP de manera segura y sin perder información importante.
Problemas comunes durante la implementación
La implementación de un sistema ERP puede presentar algunos desafíos comunes. Algunos de los problemas que se pueden encontrar durante la implementación son:
- Resistencia al cambio: La implementación de un nuevo sistema puede generar resistencia por parte del personal. Pueden sentirse incómodos con el cambio y pueden tener dificultades para adaptarse al nuevo sistema.
- Problemas de integración: Los sistemas ERP suelen requerir la integración con otros sistemas de la empresa. Si la integración no se realiza correctamente, pueden producirse problemas de compatibilidad que pueden afectar la funcionalidad del sistema ERP.
- Costos adicionales: La implementación de un sistema ERP puede requerir costos adicionales que no se habían previsto inicialmente, como la formación del personal, la personalización del sistema o la migración de datos.
- Problemas de datos: Los problemas de datos pueden surgir durante la migración de datos, lo que puede resultar en pérdida de información o datos incorrectos. Es importante tener una estrategia clara para la migración de datos y realizar pruebas exhaustivas para asegurarse de que se transfieran correctamente.
- Fallos del sistema: Los sistemas ERP pueden presentar fallos técnicos o problemas de software que pueden afectar la funcionalidad del sistema. Es importante tener planes de contingencia y un equipo de soporte técnico en su lugar para solucionar estos problemas lo antes posible.
¿Se recomienda tener un ERP en PyMES?
Un software ERP es recomendable para pymes porque centraliza y automatiza procesos clave como ventas, compras e inventarios, mejorando la eficiencia y el control. Además, facilita la toma de decisiones con datos en tiempo real, es escalable a medida que la empresa crece y asegura el cumplimiento de normativas fiscales y contables. Todo esto contribuye a reducir costos y optimizar la gestión financiera.
Las tendencias y perspectivas futuras para los sistemas ERP
ERP en la nube: La adopción de soluciones basadas en la nube sigue creciendo, ofreciendo mayor flexibilidad, acceso remoto y reducción de costos de infraestructura.
Inteligencia artificial y automatización: La IA y el machine learning permiten automatizar tareas repetitivas, optimizar procesos y mejorar la toma de decisiones basada en análisis predictivos.
Movilidad: Los ERP están cada vez más accesibles desde dispositivos móviles, permitiendo a los empleados trabajar desde cualquier lugar con acceso a datos en tiempo real.
ERP modular: Las soluciones modulares, donde las empresas pueden implementar solo los módulos que necesitan, ganan popularidad por su flexibilidad y adaptabilidad.
Integración con IoT (Internet of Things): La conexión de sistemas ERP con dispositivos IoT permite una gestión más precisa de inventarios, mantenimiento de equipos y logística. Una integración IoT en un software ERP implica la conexión del sistema ERP con dispositivos y sensores inteligentes que recopilan y transmiten datos en tiempo real.
Mayor personalización: Los ERP se están volviendo más adaptables a los procesos específicos de las empresas, facilitando la personalización sin afectar la funcionalidad central.
Calipso ERP se posiciona como un gran generador de información estratégica para las compañías, permitiendo una gestión eficiente y centralizada de los procesos empresariales.
¿Ya estás listo para dar el siguiente paso y ser parte del mundo ERP? La oportunidad de optimizar tu negocio está a un clic de distancia.
