Los ERP son un conjunto de programas informáticos que permiten administrar y unificar información en distintas etapas de las organizaciones: contabilidad, ventas, compras, inventario, entre otros. Descubre cuáles son los beneficios de tener un ERP en la nube para mejorar así la operatoria de tu negocio.
¿Qué es un ERP en la nube?
Tradicionalmente, los sistemas ERP eran implementados on-premise. Es decir, en los propios servidores de cada organización. Sin embargo, en la década del 2000, desembarcaron los primeros ERP en la nube, dando un salto cualitativo que ha permitido a las empresas alcanzar el siguiente nivel.
Los ERP en la nube son sistemas y herramientas que trabajan con una combinación de tecnologías conectadas a internet de alta velocidad pero que, en lugar de alojarse en los servidores de las organizaciones, se almacenan en la nube de un proveedor, por un mantenimiento mensual. Así, la responsabilidad de actualizar el ERP y garantizar la seguridad en línea, queda del lado de la empresa que brinda el servicio. Esto es lo que se conoce como Software-as-a-service o, generalmente, SaaS ERP.
¿Por qué elegir un ERP en la nube?
Mayor accesibilidad y flexibilidad
Los ERP en la nube suelen estar disponibles desde cualquier dispositivo o equipo con acceso a internet, acompañando distintas modalidades laborales. Además, al ofrecer un amplio rango de aplicaciones empresariales, permiten que las organizaciones funcionen de forma eficiente, de esta manera ahorran tiempo y pueden enfocarse en la experiencia de sus clientes y rentabilidad.
Escalabilidad y actualizaciones
Así como permitir el acceso a tecnologías emergentes, el diseño flexible del ERP en la nube posibilita actualizaciones y reestructuraciones de partes del sistema, para adecuarse tanto a las cambiantes y crecientes necesidades de las organizaciones, como a cualquier tipo de industria.
Mayor seguridad y menor riesgo de pérdida de datos
En un mundo global y digitalizado, la seguridad de los datos es una preocupación de muchas organizaciones. Sin embargo, con un proveedor confiable de ERP en la nube, la información vital queda resguardada de posibles ataques y vulnerabilidades.
Reducción de costos
Especialmente en comparación con los ERP on-premise. Aunque estos solo se pagan una vez, cuando la organización adquiere la licencia del software, conllevan gastos anexos, como la compra del servidor, el pago al personal IT y el respaldo de seguridad. Esto no sucede ya que al obtener un ERP en la nube todo se configura del lado de la empresa que brinda el servicio.
Consideraciones al elegir un ERP en la nube
No quedan dudas: el ERP en la nube es un servicio invaluable para toda compañía, por ello es fundamental tomar en cuenta los siguientes aspectos antes de comenzar con el proyecto.
Tipo de nube
Hay 3 tipos principales: la nube pública en donde los usuarios comparten los recursos de la nube con otros clientes. Luego está la nube privada, que a diferencia de la nube pública, la infraestructura de servicios está dedicada exclusivamente a una única organización. Por último tenemos la nube híbrida en donde combina ambos elementos de las ya mencionadas, y los integra para funcionar como un sistema unificado. Todas ofrecen un entorno flexible y escalable para alojar aplicaciones, almacenar datos y proporcionar servicios informáticos en la era digital.
Nivel de personalización
Una elección adecuada permitirá aprovechar al máximo la implementación del ERP en la nube y optimizar las operaciones empresariales. Algunos factores a tomar en cuenta son la capacidad de integrar extensiones, las implicaciones en las actualizaciones y un desarrollo a medida.
Integración con otros sistemas
Es un punto clave a nivel estratégico. Antes de contratar un servicio ERP en la nube, es central asegurarse de que será compatible con los restantes sistemas que se utilizan para la gestión organizacional.
Soporte técnico y capacitación
Con la contratación del ERP en la nube, los datos de la organización pasan a estar también en manos del proveedor. Por eso, es importante corroborar que éste brinde un servicio profesional y rápido, con diversas vías de contacto y apoyo.
Costos y modelo de pago
Al evaluar un ERP en la nube, es esencial comprender tanto los costos como la configuración inicial, la migración de datos y la capacitación del personal. Además de los recurrentes asociados con la implementación y el uso continuo del sistema. También es importante tener en cuenta el modelo de pago que puede ser por suscripción o por uso, es decir, por la cantidad de usuarios activos.
Implementación y gestión de un ERP en la nube
Preparación para la implementación
Es crucial que antes de comenzar con el proyecto uno tenga definidos los objetivos y las necesidades de la organización, también hay que definir qué funcionalidades son prioritarias y qué resultados se esperan lograr con la implementación del ERP en la nube.
Migración de datos y pruebas de validación
Es importante garantizar que los datos se migren de manera segura, y que la estructura y el formato sean compatibles con el nuevo software. Se debe probar las funcionalidades clave, simular situaciones reales y realizar ajustes o correcciones necesarias.
Monitoreo y mantenimiento del sistema
Para asegurar su rendimiento óptimo, hay que realizar un control continuo, además de contar con un sector de soporte adecuado y canales de comunicación claros con el proveedor del ERP en la nube.
Actualizaciones y mejoras continuas
Mantener el ERP en la nube actualizado con las últimas versiones y mejoras es esencial para adaptarse a las cambiantes necesidades empresariales y tecnológicas. También evaluar las posibilidades de integraciones adicionales con el ERP en la nube ya que permitirá mantenerlo alineado en constante cambio.
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