Al momento de plantearse la compra de un automóvil, una serie de preguntas surge en nuestra mente: ¿resulta en verdad conveniente? ¿Cuáles son los modelos disponibles en el mercado? ¿Cuál es la diferencia entre uno y otro? Lo mismo sucede cuando nos adentramos en el mundo del software de gestión, donde las opciones son múltiples y variadas y, por lo tanto, exigen un análisis cuidadoso.
Sin embargo, a diferencia de lo que sucede con la analogía familiar del automóvil, no todo el mundo sabe lo que es un sistema de gestión o por qué es una herramienta útil para las empresas, así que lo mejor es comenzar desde lo elemental.
¿Qué es un sistema de gestión?
Un software de gestión es una herramienta informática que unifica las operaciones de los distintos sectores dentro de una empresa para facilitar la planificación del trabajo, la organización de tareas y la automatización y control de procesos. Se trata de un sistema que permite una interacción fluida de las áreas de negocio y, simultáneamente, analiza los rendimientos y riesgos de una empresa para facilitar la toma de decisiones.
Para esquematizarlo un poco mejor, podríamos afirmar que el sistema de gestión funciona como una red que conecta todas las divisiones de la compañía mediante procesos ágiles y automatizados y, de ese modo, concentra los esfuerzos hacia un objetivo común.
Beneficios de un sistema de gestión
La aplicación de un software de gestión en cualquier empresa aporta numerosos beneficios. Algunos de los más importantes se relacionan directamente con la automatización de los flujos de información que mencionamos anteriormente: al contar con información actualizada e integrada con respecto al mercado, los proveedores, los clientes y el propio negocio, se puede abarcar un mayor volumen de trabajo sin necesidad de contar con una cantidad exorbitante de recursos, además de que se mejora el servicio al cliente y la comunicación empresarial, tanto interna como externa.
A ello se suma que, al facilitar el control de los procesos dentro de la compañía, el sistema de gestión permite una optimización de los costos, del tiempo y de la calidad de producto o servicio al mismo tiempo que facilita una mejora continua de las metodologías de trabajo. Es por ello que la aplicación de un sistema de gestión comúnmente trae aparejada una reducción de costos administrativos y operativos, así como de los costos de manejo de información.
Por último, todo software de gestión, como su nombre lo indica, facilita la gestión eficiente de recursos, tanto humanos como económicos y materiales, lo que redunda en un aumento del rendimiento y la productividad. Como puede imaginarse, se trata de un beneficio que atañe no solo al negocio en sí, sino también a los trabajadores, quienes pueden efectuar su labor de manera más eficiente mediante procesos simplificados.
Tipos de sistemas de gestión
Existen varias opciones a la hora de adoptar un software de gestión. Por ello, volviendo a la analogía del automóvil, es conveniente tener en cuenta y comparar los distintos modelos en el mercado.
- CRM (Customer Relationship Management): Son sistemas orientados a la optimización de los procesos de gestión comercial y relación con el cliente.
- WMS (Warehouse Management System): Son sistemas que suministran las herramientas necesarias para automatizar la gestión de almacenes y el control de stock.
- DMS (Document Management System): Son sistemas ideados para la digitalización, almacenamiento, organización y archivo de documentos.
- BPM (Business Process Management): Son sistemas que facilitan la relación y acoplamiento de los flujos de trabajo de las distintas áreas operativas de una empresa.
- BI (Business Intelligence): Son sistemas que simplifican el análisis de la información proporcionando herramientas para la toma de decisiones.
- ERP (Enterprise Resource Planning): Son sistemas integrales que abarcan la automatización de diversas tareas y suelen contener módulos que comprenden la optimización de procesos comerciales, de control de stock, informáticos, analíticos, entre otros.
Como puede verse, existen distintos tipos de software de gestión orientados a las necesidades de clientes de toda índole. Si lo que una compañía busca es una automatización de procesos abocada íntegramente a un ambiente específico del negocio, tal como el servicio al cliente o la organización de documentos, claramente lo más conveniente es contratar un sistema de gestión especializado en el área que corresponda.
No obstante, si se desea alcanzar una optimización que abarque todas las unidades de negocio de una empresa, desde las tareas operativas hasta las gerenciales, sin duda es necesario invertir en un software ERP de calidad.
