Planificar los recursos de una empresa. Brindar una solución tecnológica integrada. Cumplir objetivos y metas por la automatización. ¡Definamos un ERP!
¿Qué significa ERP?
El ERP tiene su mejor definición en su sigla. Significa “Enterprise Resource Planning”, es decir, que un ERP es el sistema que planifica los recursos de una empresa.
¿Y un sistema ERP? La realidad es que durante muchos años esa sigla ha significado meramente una expresión de deseos. ¿Por qué? Porque los sistemas ERP surgieron de una forma mucho más humilde, específicamente como sistemas contables que reemplazaron a las máquinas de registro directo, y también, como calculadores de requerimientos de planta. Con los años esa expresión de deseos contenida en la sigla se fue haciendo realidad y los beneficios de un ERP crecieron mucho más.
¿Por qué usar un ERP?
La idea es que las soluciones ERP integren y automaticen la gestión ya no específicamente de las empresas, sino de organizaciones de todo tipo. Iglesias, clubes deportivos, ejércitos, sindicatos, obras sociales, hospitales, universidades, ONGs. Todo tipo de negocio que debe controlar recursos requiere en mayor o menor medida de un software de este tipo.
Historia de los sistemas ERP
Orígenes y evolución
El origen del ERP es la contabilidad general. Con el tiempo, el sistema absorbió las cuentas a cobrar y las cuentas por pagar, luego las funciones de ventas y compras, tesorería, inventarios, manufactura, control de calidad, preventa, post-ventas, etc., hasta constituir las mega suites que hoy conocemos.
Desde entonces, los sistemas ERP se han convertido en una herramienta fundamental para las empresas de todos los tamaños y sectores.
Beneficios de un sistema ERP
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Optimizar los procesos empresariales.
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Proveer datos con integridad y unificados.
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Acceder a toda la información de forma confiable, precisa y oportuna.
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Compartir información entre todos los componentes de la organización.
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Aumento de la eficiencia y productividad
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Eliminar datos y operaciones innecesarias (o redundantes).
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Reducir tiempos y costos de los procesos.
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Mejora en la toma de decisiones
Las soluciones ERP, ocasionalmente, son llamadas back office ya que indican que el cliente y el público general no están directamente involucrados. Estos sistemas son la contraparte con el sistema de apertura de datos (front office), que crea una relación administrativa del consumidor o servicio al consumidor y que se conocen como Customer Relationship Management (CRM).
Además, los sistemas ERP están funcionando ampliamente en todo tipo de empresas. Los departamentos funcionales que están involucrados en la operación o producción están integrados en una sola plataforma.
Funcionalidades de un ERP
Es un software que registra todo lo que ocurre con los recursos de una organización. Por ejemplo:
- Cómo se mueven sus inventarios, sus ventas, sus compras, sus gastos.
- Calcula los impuestos.
- Controla las cuentas bancarias, los activos fijos, todo esto luego reflejado en la contabilidad general.
Hoy por hoy los ERPs son la base esencial para que una organización pueda ofrecer productos o servicios a la comunidad.
El sistema ERP comprende distintas áreas: Gestión financiera, de inventario y cadena de suministro, ventas y marketing
Colaboran en gestionar las finanzas de la empresa, desde la contabilidad hasta la facturación y pago a proveedores, además la gestión de presupuestos.
Por otro lado, en la gestión de inventario y cadena de suministro, los sistemas ERP colaboran en gestionar el inventario de la empresa y la cadena de suministro, desde la adquisición hasta la entrega.
En este sentido, lo mismo sucede con la gestión de ventas y marketing donde los sistemas ERP permiten gestionar las ventas y el marketing de la empresa, desde la gestión de clientes hasta la generación de informes.
Tipos de sistemas ERP
Sistemas ERP en la nube vs. locales
Existen dos tipos principales de sistemas ERP: los sistemas ERP en la nube y los sistemas ERP locales. Los sistemas ERP en la nube se ejecutan en servidores externos y se acceden a través de Internet, mientras que los sistemas ERP locales se ejecutan en servidores internos de la empresa.
Implementación de un sistema ERP
La implementación de un sistema ERP puede ser un proceso complejo y costoso. Antes de implementar un sistema ERP, es importante saber por qué implementar un ERP, prepararse para el proceso y tener en cuenta los problemas comunes durante la implementación, como el tiempo de inactividad y la resistencia al cambio.
Preparación para la implementación
Aquí hay algunos pasos que se pueden seguir para prepararse para la implementación de un sistema ERP:
- Definir objetivos y requisitos: Es importante tener una comprensión clara de los objetivos comerciales y los requisitos del sistema ERP antes de comenzar la implementación. Así, las necesidades específicas de la empresa podrán ser personalizadas y configuradas por el sistema.
- Selección del sistema ERP: Una vez que se han definido los objetivos y requisitos, se debe seleccionar el sistema ERP adecuado que cumpla con estas necesidades. La selección del sistema puede ser una tarea difícil y puede requerir la ayuda de expertos en tecnología y consultores de ERP.
- Planificación del proyecto: La implementación de un sistema ERP es un proyecto complejo que requiere una planificación cuidadosa y una gestión adecuada del proyecto. Se deben definir los plazos, los recursos y las tareas necesarias para completar el proyecto.
- Formación del personal: La formación del personal es un paso crítico en la implementación de un sistema ERP. Se debe asegurar que el personal comprenda cómo utilizar el sistema y se sienta cómodo en su trabajo. Se pueden proporcionar programas de formación y capacitación en línea o presenciales para ayudar a los empleados a familiarizarse con el sistema.
- Migración de datos: La migración de datos es otro paso importante en la implementación de un sistema ERP. Los datos deben ser transferidos de los sistemas antiguos al nuevo sistema ERP de manera segura y sin perder información importante.
Problemas comunes durante la implementación
La implementación de un sistema ERP puede presentar algunos desafíos comunes. Algunos de los problemas que se pueden encontrar durante la implementación son:
- Resistencia al cambio: La implementación de un nuevo sistema puede generar resistencia por parte del personal. Pueden sentirse incómodos con el cambio y pueden tener dificultades para adaptarse al nuevo sistema.
- Problemas de integración: Los sistemas ERP suelen requerir la integración con otros sistemas de la empresa. Si la integración no se realiza correctamente, pueden producirse problemas de compatibilidad que pueden afectar la funcionalidad del sistema ERP.
- Costos adicionales: La implementación de un sistema ERP puede requerir costos adicionales que no se habían previsto inicialmente, como la formación del personal, la personalización del sistema o la migración de datos.
- Problemas de datos: Los problemas de datos pueden surgir durante la migración de datos, lo que puede resultar en pérdida de información o datos incorrectos. Es importante tener una estrategia clara para la migración de datos y realizar pruebas exhaustivas para asegurarse de que se transfieran correctamente.
- Fallos del sistema: Los sistemas ERP pueden presentar fallos técnicos o problemas de software que pueden afectar la funcionalidad del sistema. Es importante tener planes de contingencia y un equipo de soporte técnico en su lugar para solucionar estos problemas lo antes posible.
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