¿Qué es un ERP?

julio 15, 2020

La definición de un ERP se puede ver por su sigla que significa Enterprise Resource Planning, es decir, que un ERP es el sistema que planifica los recursos de una empresa.

Entonces… ¿Qué es un sistema ERP? La realidad es que durante muchos años esa sigla ha significado meramente una expresión de deseos. ¿Por qué? Porque los sistemas ERP surgieron mucho más humildemente, específicamente como sistemas contables, reemplazando a las máquinas de registro directo, y como calculadores de requerimientos de planta. Con los años esa expresión de deseos contenida en la sigla se fue haciendo realidad y sus beneficios crecieron mucho más.

La idea es que los software ERP integran y automaticen la gestión ya no específicamente de las empresas, sino de organizaciones de todo tipo. Iglesias, clubes deportivos, ejércitos, sindicatos, obras sociales, hospitales, universidades, ONGs, todo tipo de organización que debe controlar recursos requiere en mayor o menor medida de un software de este tipo.

¿Cuál es el origen del ERP?

El origen del ERP es la contabilidad general, con el tiempo absorbió las cuentas a cobrar y las cuentas por pagar, luego las funciones de ventas y compras, tesorería, inventarios, nómina, recursos humanos, manufactura, control de calidad, preventa, post-ventas, etc., hasta constituir las mega suites que hoy conocemos.

Función de un sistema ERP

El ERP es un software que registra todo lo que ocurre con los recursos de una organización. Por ejemplo:

  • Cómo se mueven sus inventarios, sus ventas, sus compras, sus gastos.
  • Calcula los impuestos.
  • Controla las cuentas bancarias, los activos fijos, todo esto luego reflejado en la contabilidad general.

Hoy por hoy los ERPs son la base esencial para que una organización pueda ofrecer productos o servicios a la comunidad. Además, cuando nos preguntamos qué es un software ERP podemos afirmar que es el soporte esencial para sus directivos y gerentes, ya que representan el vértice informativo de la organización y fundamentalmente el gran elemento de control de la misma.

El sistema ERP se sigue extendiendo y absorbiendo nuevas funcionalidades tales como facility management, administración de seguros y de infraestructura. Estamos frente al advenimiento de ERPs dispuestos para controlar centrales telefónicas y sistemas de acceso.

Objetivos de las soluciones ERP

  • Optimizar los procesos empresariales.
  • Proveer datos con integridad y unificados.
  • Acceder a toda la información de forma confiable, precisa y oportuna.
  • Compartir información entre todos los componentes de la organización.
  • Eliminar datos y operaciones innecesarias (o redundantes).
  • Reducir tiempos y costos de los procesos.

Las soluciones ERP, ocasionalmente, son llamadas back office ya que indican que el cliente y el público general no están directamente involucrados. Estos sistemas son la contraparte con el sistema de apertura de datos (front office), que crea una relación administrativa del consumidor o servicio al consumidor y que se conocen como Customer Relationship Management (CRM).

Los sistemas ERP están funcionando ampliamente en todo tipo de empresas modernas. Los departamentos funcionales que están involucrados en la operación o producción están integrados en un solo sistema. Además de la manufactura o producción, almacenamiento, logística e información tecnológica, incluyen además la contabilidad, y suelen incluir un sistema de administración de recursos humanos.

En definitiva, el software ERP es una integración de las aplicaciones de negocios en las organizaciones, con excepción de las herramientas estrictamente de oficina o suites de ofimática.

Para manejar una organización se requiere información acerca de lo que sucede en la misma. Dependiendo del tipo de organización y del estilo de su dirección el volumen de información que se requiera podrá variar bastante, pero en esencia, sin información no se puede conducir.

El ERP es el gran generador de información de las compañías.