La implementación de un sistema ERP supone una gran inversión de dinero, tiempo y recursos para cualquier empresa. Pese a ello, son cada vez más las compañías que deciden dar este paso, ya que, al comparar el valor de la inversión y el de la ganancia obtenida, es claro hacia dónde se inclina la balanza.
En el mundo de los negocios, existe un principio ineludible: para ganar, hay que invertir. Por supuesto, no se trata de inyectar dinero a ciegas en cualquier proyecto, sino que cada inversión debe ser considerada y sopesada con cuidado para tomar la decisión que aporte mayores beneficios a la empresa. Entonces, ¿por qué invertir en un ERP?
Ventajas de implementar ERP
La implementación ERP contribuye al crecimiento de cualquier empresa en múltiples aspectos que pueden ser englobados a grandes rasgos en dos ventajas fundamentales: la automatización de procesos y la integración de la información.
La automatización de procesos que conlleva implementar un ERP alcanza a prácticamente todos los sectores de la empresa, desde la manufactura hasta la distribución, pasando por el control de inventario, la estandarización de la información de Recursos Humanos y mucho más. Los sistemas ERP ponen a disposición de la compañía herramientas ágiles que simplifican la labor de los trabajadores y, como consecuencia, se traducen en una disminución de los tiempos invertidos en la realización de tareas y en un aumento de la eficiencia.
Por otro lado, la implementación ERP implica la integración de diversas bases de datos en un mismo programa, lo que hace que la compañía pueda acceder a la información de manera más sencilla y organizada sin necesidad de ingresar a distintas plataformas, ya sea que se trate de información financiera o de clientes. Este factor se vuelve especialmente provechoso a la hora de efectuar informes financieros o comerciales y en el análisis de datos para elaborar estrategias de venta y marketing.
Ahora bien, como advertimos al principio, para ganar hay que invertir, pero la inversión no siempre se refiere únicamente al aspecto monetario. Al implementar un ERP, como sucede con todo cambio significativo dentro de una empresa, resulta imprescindible tener en cuenta tanto el tiempo que se debe destinar como los pasos a seguir para que la implementación resulte exitosa.
¿Cuánto tiempo toma implementar un ERP?
Dar una respuesta definitiva a esta pregunta resulta imposible, ya que el tiempo de implementación depende de numerosos factores, tales como el tipo de software del que se trate, los procesos específicos de cada empresa y las expectativas a cumplir del cliente. Sin embargo, a modo estimativo, podemos afirmar que la implementación de un ERP On Premise llevará entre seis meses y un año, mientras que los tiempos se acortan significativamente al elegir un ERP Cloud, cuyos plazos de implementación suelen abarcar unas pocas semanas.
La implementación de un ERP no es un proceso homogéneo, es decir, no consiste simplemente en instalar un programa en cualquier dispositivo con acceso a Internet, sino que es necesario seguir una serie de etapas pensadas para adaptar el software a las necesidades del negocio y lograr un aumento considerable de la productividad de la empresa contratante.
Etapas de implementación de ERP
Si bien cada proveedor tiene su propia metodología de trabajo a la hora de implementar ERP, existen ciertas etapas comunes a todo proceso de implementación: el análisis, el diseño, la implementación en sí y la post-implementación.
La etapa de análisis, siempre la primera en cualquier implementación ERP, consiste en definir los recursos disponibles (tiempo, dinero, personal, etc.) y en llegar a un acuerdo con la empresa proveedora con respecto al servicio a contratar y las expectativas a cumplir.
Luego sigue la etapa de diseño, en la que se desarrolla la herramienta de cero o se configuran los parámetros adaptables a cada negocio y se da inicio a la migración de datos. Esta etapa incluye también la capacitación de los empleados de la empresa contratante para que puedan utilizar el nuevo software de manera rápida y eficiente.
Solo luego de completar los dos pasos anteriores puede llevarse a cabo la implementación ERP en sí, es decir, la instalación del programa y su uso. Pero el proceso de implementación no termina aquí, ya que aún queda una etapa a desarrollar: la post-implementación. En esta última fase, se realizan los ajustes necesarios al software y se procede con el control de la implementación para asegurar un proceso exitoso.
Como puede verse, los pasos a seguir para implementar ERP son múltiples, y cada uno supone su propia complejidad, pero no hay que temer, pues la empresa proveedora lo acompañará en cada momento del proceso para cumplir con sus expectativas. Es por eso que quizá lo más crucial al momento de realizar esta inversión tan significativa es elegir un proveedor confiable y eficiente: en manos del proveedor correcto, la inversión valdrá la pena, ya que la implementación de ERP llevará sin duda a un aumento significativo en la productividad de la empresa.
