Como en la historia de Las mil y una noches, en la que los cuentos se van acumulando dentro del marco de una fábula mayor que les otorga estructura, algo parecido sucede con las funciones del ERP. Si bien todo sistema ERP se trata de un software único e integrado, dentro podemos encontrar una multiplicidad de funcionalidades diversas que dependen tanto de lo que ofrezca el proveedor como de lo que requiera el cliente.
Por supuesto, la abundancia y variedad de funciones del ERP está directamente relacionada con la pluralidad de sectores industriales y de tamaños de empresas, aunque, como cabe deducir, existen ciertas funcionalidades nucleares propias a todo tipo de negocios que, por lo tanto, podemos encontrar en la amplia mayoría de los sistemas ERP en el mercado hoy en día. Estas funciones constituyen la clave de una pregunta que toda persona que haya considerado invertir en un software de gestión empresarial ha debido hacerse: ¿para qué sirve?
Para qué sirve un ERP
Dentro de cualquier compañía, desde la mas pequeña hasta los conglomerados multinacionales, existen diferentes áreas que se encargan o se especializan en determinados procesos de la empresa. Las tareas que realiza quien tiene a su cargo las finanzas no son las mismas que las que efectúa el área comercial, por ejemplo. Es por ello que cada departamento suele utilizar sus propios sistemas informáticos, lo que hace que la empresa muchas veces deba invertir en programas numerosos que no logran integrarse entre sí y, como consecuencia, dificultan la interacción de las diversas áreas y el análisis integral de los procesos.
El sistema ERP sirve para salvar esta distancia, para eliminar la necesidad de múltiples programas y consolidar el desarrollo de la compañía mediante el uso de un único software con diversas funciones adaptadas a los requisitos de cada área empresarial. De esta manera, al unificar la información en una sola base de datos, la del sistema ERP, los empleados pueden mantener una comunicación efectiva y estar al tanto del funcionamiento integral de la compañía a tiempo real. Esto produce una optimización de los procesos y un aumento de la eficiencia que, como resultado, suele generar un acrecentamiento significativo del retorno de la inversión.
Como mencionamos antes, existen algunas funciones básicas de todo sistema ERP y otras más específicas, a veces orientadas a un tipo determinado de industria o adaptadas a los requisitos de cada empresa. Estas funcionalidades se dividen en módulos, de manera que cada compañía pueda contratar los que considere necesarios para su trabajo y llevar a cabo una implementación a medida.
Módulos ERP
Existen ciertas funciones del ERP que son comunes a prácticamente todos los sistemas del mercado, es decir, módulos primarios que suelen ofrecer todos los proveedores. Podemos nombrar, entre otros, finanzas y contabilidad, inventario, gestión de almacenes, cadena de suministro, compras, gestión comercial y ventas, informes y análisis y gestión de calidad.
Aparte de estas funcionalidades, muchos softwares ERP suelen ofrecer otras soluciones modulares como gestión de documentos, recursos humanos, gestión de relación con el cliente o business intelligence. También existen módulos orientados a nichos más específicos, tales como la gestión de mantenimiento e inspección, fundamental para aquellas empresas que cuenten con maquinaria que deba pasar por procesos regulares de control; o el módulo de configuración de producto, que permite al cliente final solicitar un producto personalizado mediante la elección entre una serie de opciones de color, tamaño, modelo, etc.
No podemos dejar de mencionar los módulos ERP aplicables a los procedimientos de logística, sumamente útiles para las compañías que se hacen cargo de la distribución de sus productos en vez de tercerizar el envío.
Ahora bien, más allá de los módulos que incluya el sistema ERP elegido y de las funciones que brinde, es importante resaltar que todas las funcionalidades están intrínsecamente relacionadas, lo que permite una interacción de todas las áreas de la empresa que redunda en un aumento de la productividad. Además, no es necesario que la compañía que elija contratar un sistema ERP seleccione de una vez y para siempre todos los módulos que desea incluir, sino que puede incorporar otros mas adelante, cuando lo considere apropiado. De este modo, las funciones del ERP pueden crecer en la medida en que crece la empresa, lo que lo convierte en un sistema sumamente personalizado.
