Casos de Éxito: Ubicar

El desafío: Ampliar la trazabilidad en todas las áreas

Ubicar operaba con un sistema desarrollado a medida con una tecnología relativamente antigua (escrito en FoxPro para DOS) y con un alcance muy limitado. Dicho aplicativo cubría el seguimiento de clientes y vehículos, facturación y cuentas corrientes.

La herramienta proveía algunos reportes más o menos básicos para el manejo del negocio, pero solo sobre las áreas antes mencionadas. Por lo que faltaba información sobre contabilidad, finanzas, presupuestos, compras e inventarios.

Cuando la compañía obtuvo el sistema Calipso ERP, lo hizo pensando solo en resolver sus problemas de facturación y cuenta corriente. Sin embargo, gracias a que el producto ofrecía herramientas y soporte más que apropiados, se amplió el proyecto y adquirió un nuevo alcance.

La implementación: Adaptación a la funcionalidad específica

La implementación de Calipso ERP incluyó las funcionalidades de: ventas, compras, tesorería, inventarios, contabilidad y algunos de los módulos pertenecientes al back office de Calipso.

A la vez hubo que crear un modelo propio de la actividad que cubriera una amplia variedad de funcionalidades específicas. Tales como: seguimiento de vehículos, productores, instaladores, brokers, compañías de seguro, siniestros y recuperos. Aunque también se generó un régimen de facturación de abonos con frecuencias y modalidades especiales.

Si bien la implementación requirió de estas adaptaciones, no fue necesario realizar interfaces con otras aplicaciones. El desarrollo se ejecutó solo exportaciones para presentación de tarjetas y Palm-PC´s.

El resultado: más información financiera y comercial con mayor control interno

Luego de la implementación de Calipso ERP la compañía podía contar con información para conocer ganancias o pérdidas, como así también saber con precisión su situación patrimonial.

Por otra parte, sujeto a la calidad de la operación del sistema, era posible obtener de tipo financiera precisa y con datos prospectivos.

En tanto, gracias a las herramientas de reporte y la facilidad de crear tablas y campos adicionales para todo propósito, se hizo posible obtener información en materia comercial. El principal diferencial del producto fue la arquitectura relacional de su base de datos, que tiene la capacidad de relacionar clientes, vehículos, productores, brokers y compañías de seguro.

Como resultado, UBICAR posee un seguimiento 100% informatizado de los siniestros y sus resultados, así como reportes sobre la eficacia de la operación de recupero.

En tanto, el diseño del workflow favoreció el control interno al repartir funciones y procedimientos entre distintos usuarios.

Más allá de la instalación exitosa, está previsto que el aplicativo siga desarrollándose con el objetivo de informatizar la totalidad de las operaciones de la compañía.

Acerca de UBICAR

La empresa se dedica seguimiento vehicular, logística de flotas y al recupero pacífico de vehículos.

UBICAR tiene dos grandes grupos de prestaciones:

• El seguimiento satelital con dispositivos (GPS) que permiten conocer la ubicación en todo momento y, en el caso de robos, accionar el corte de combustible y alarmas.
• La interrupción del suministro de combustible, activación de alarmas e inicio de la emisión de señal de radio con la que se comienza la búsqueda del vehículo. Todo este proceso se desarrolla a través de señal de radio o llamada telefónica a través de redes celulares, según el dispositivo que se trate.

En la actualidad la empresa cuenta con un plantel de 25 empleados.