Migración ERP: 4 reclamos habituales de los usuarios en el cambio del Software ERP

octubre 26, 2018

La queja habitual

Es muy usual que en una migración ERP de un software viejo a uno más moderno los usuarios lejos de alegrarse, se quejen agriamente. ¿Es esto razonable?, la verdad es que sí, y en este artículo nos proponemos explorar los motivos de tales reclamos.

1- Migración ERP: viejo vs nuevo

¿Qué es lo que ha cambiado en los nuevos sistemas ERP contra los viejos? La respuesta es: varias cosas. En principio la tecnología. Es usual que al día de hoy haya empresas aun saliendo de sistemas en MS-DOS, prácticamente sin uso del mouse, y con respecto a cuestiones funcionales, los sistemas ERP actuales son mucho más abarcativos de las actividades de la compañía, así como sus interacciones con organizaciones externas tales como los bancos, las agencias de control impositivo, los proveedores, los que realizan la logística, etc. De hecho hoy el software ERP es en general el eje que articula toda la información de la empresa cuando hace 20 años era un mero auxiliar operativo.

2- En el sistema viejo cargaba muchos menos datos y funcionaba

Este es uno de los grandes puntos de reclamo de los usuarios, y honestamente es así. Los sistemas ERP viejos, al ser mucho menos abarcativos y realizar menos funciones, requerían de menor carga de datos. Lógicamente también daban mucho menos información a la dirección de la empresa y realizaban menos tareas. Los sistemas actuales exigen ser alimentados de mucha más información, por ejemplo es usual que a los clientes se les carguen coordenadas de localización geográfica, que en los artículos se carguen referencias a códigos internacionales, o lead times de diferentes proveedores, etc. Esas cosas antes no se utilizaban, ya que los ERP no ruteaban entregas, o tampoco realizaban programas de compras.

3- Si me equivocaba al cargar algo lo podía modificar sin problemas

Este es quizás el reclamo más típico. Un usuario carga erróneamente una factura, o una orden de compra, o una cobranza y quiere modificarla una semana después sin que queden rastros de dicha operación. De hecho en muchos sistemas de principios de los 90, o incluso más recientemente en ERP pequeños, esto se hacía sin mayores inconvenientes.

El caso es que cuando hoy un ERP genera una factura usualmente la informa al órgano fiscal, al proveedor de logística, genera el asiento respectivo, etc., cuando se genera un pago a un proveedor se emite e imprime automáticamente el cheque y las retenciones, que también son informadas al organismo fiscal. De este modo revertir algo que se ha hecho implica una operación mucho más cuidadosa, que usualmente requerirá autorizaciones y revisión de documentación.

Por otra parte hace veinte años los sistemas ERP eran solo apoyo de las operaciones manuales. El sistema informaba la cuenta corriente pero usualmente se controlaba contra los comprobantes. Lo mismo ocurría con el inventario, o con casi toda la información. Hoy la única realidad de la empresa es lo que dice el ERP, de modo que es esencial que lo que se modifica en el sistema tenga niveles de auditoría y procedimientos muy controlados por la dirección de modo de evitar errores, pero fundamentalmente desfalcos.

4- El sistema viejo funcionaba más rápido

En este punto confluyen varios factores, y creo que es importante enumerarlos:

  1. Si un usuario usa un sistema durante diez años posee una destreza de uso importante. En un sistema nuevo, así sea igual de rápido que el anterior, ese usuario tendrá varios meses hasta llegar al mismo nivel de uso que ya tenía, especialmente cuando en el viejo sistema sólo se manejaba con teclado y en el nuevo requiere usar mouse.
  2. Los sistemas ERP nuevos, como ya se manifestó anteriormente, requieren bastante más carga de información lo cual genera mayor tiempo de carga. Esto usualmente implicará operaciones más precisas y automáticas para lo que sigue en la cadena de eventos, por ejemplo el picking o las entregas de artículos solo por dar un ejemplo.
  3. La tecnología de caracteres de principios de los 90 estaba muy orientada a la carga masiva, no así las interfases que vinieron después, tanto la GUI como la web. Esto conspira también en cierta medida contra la velocidad de operación.
  4. La tecnología de motores de base de datos se orientó a agilizar enormemente la obtención de información, y esto en alguna medida se realiza en detrimento de los tiempos de carga. Hoy uno obtiene cualquier resultado de una base de datos cientos, incluso miles de veces más rápido que en tecnologías obsoletas como los archivos DBFs, no obstante el tiempo de inserción de datos no es muy diferente.

Conclusión

De todo lo expuesto puede surgir la idea que el usuario no se beneficia con la implantación de un Software ERP más moderno y abarcativo, y muchas veces es así.

El punto es que no se implanta un Software ERP en la empresa para mayor comodidad de esos usuarios, sino para el beneficio de la compañía en la forma de más información gerencial, mayor automatización (que usualmente permite administrar con menos personal), mejora de tiempos de respuesta o menor dependencia de personas específicas. Por este motivo la cuestión de la resistencia al cambio muchas veces deviene de cuestiones irracionales, otras veces no tanto, pero ese ya es un tema de otro análisis.