Mantenimiento ERP: Costos, cuanto y cuando

octubre 16, 2018

Mantenimiento ERP: ¿Qué cosas hay que pagar? ¿Cuándo corresponde? ¿Qué montos son razonables? Éste es un tema que suele ser conflictivo. A fin de poner algo de luz a este respecto, publicamos este informe que surge de la consulta a vendors y clientes por parte de EvaluandoERP.

Fee de licencias, el costo de la evolución

El fee de licencias es un uso completamente establecido mundialmente desde hace muchos años en el mercado del software de aplicaciones. Este costo, que usualmente implica un valor anual de entre el 15% y el 30% del valor actual de las licencias que el cliente tiene, implica para el mismo el derecho a las versiones actualizadas del producto, extensión de la garantía, y en algunos casos garantía de reinstalación ante robos o problemas en los soportes físicos.

Usualmente se exige el pago del fee para poder ofrecer cualquier otro servicio sobre la aplicación. ¿Cuál es el motivo? si los clientes no actualizan la versión del producto se vuelve muy difícil para el vendor poder ofrecer soporte sobre el mismo. Algunos ERPs mantienen el servicio de soporte sobre versiones de hasta 2 o 3 años de antigüedad, muy difícilmente más allá.

Por otra parte la dinámica impositiva, tecnológica y de evolución del negocio hace muy difícil que una versión de un ERP pueda seguir utilizándose más de un par de años.

Mantenimiento ERP: correctivo de la aplicación

Este ítem se relaciona con los problemas que surgen en la aplicación por errores de uso (por ejemplo carga errónea de transacciones con efecto fiscal), problemas de registro relacionados con la infraestructura (por ej. error en la grabación en la base de datos, problemas de interrupción en la impresión de una factura, etc.) o bien simples consultas acerca de cómo hacer ciertas cosas con el sistema.

Mantenimiento ERP: evolutivo de la aplicación

Este punto se relaciona con los pequeños cambios en las reglas de negocio que una organización suele requerir (Por ejemplo cambios en formatos de impresión, en autorizantes de transacciones, de seguridad, etc.).

Usualmente el mantenimiento ERP evolutivo implica una cantidad de horas estimadas cubiertas de modo que el proveedor pueda prever la carga de trabajo que puede afrontar mensualmente.

Mantenimiento de la infraestructura del sistema

Dentro de este punto se considera fundamentalmente el mantenimiento de la base de datos de la aplicación. Usualmente el proveedor de ERP no realiza esta tarea a menos que lo incluya específicamente.

Es importante tener en cuenta que un motor de base de datos Oracle, Microsoft, o Postgre, por citar los más populares, requieren mantenimiento. Esto refiere tanto a backups, como a bajada de datos de auditoría, revisión de mensajes de error, mantenimiento de balanceo de carga, etc. Esta tarea suele encargarse a especialistas con dedicación exclusiva a tal tarea y certificaciones de habilidad para la misma.

Usos combinados

Algunos proveedores, usualmente los más pequeños, tienen la exclusividad en todas las tareas del mantenimiento ERP. Otros, usualmente los más grandes, solo mantienen exclusividad en el cobro del fee y el soporte de última línea, dejando libre elección para el manejo de mantenimiento evolutivo (usualmente el que mayor cantidad de horas puede requerir). Esto permite mejores opciones a la hora de comprar ya que no existe monopolio.

Los cambios de versión de las aplicaciones

Como se dijo previamente, con el pago del fee el proveedor entrega la nueva versión del producto con una frecuencia que es al menos, anual. No obstante, la instalación de la versión actualizada no es una cuestión trivial y suele ser necesario plantear un proyecto para su ejecución. De acuerdo al tipo de producto y al caso específico de la implementación, la tarea puede ejecutarse en horas, semanas o meses. En el caso de implementaciones complejas, con mucho desarrollo hecho a medida, la tarea se complica de modo importante.