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Implementación de un ERP: ¿Cómo es la capacitación del equipo?

El ERP impacta directamente en el personal y sus roles. Conoce la importancia de entrenar a tu equipo durante el proceso de pre y post implementación, y obtén valiosos consejos para mejorar su formación en esta herramienta de gestión. 

 

Sabemos ya que la implementación de un ERP (Enterprise Resource Planning) es un paso clave a la hora de optimizar la eficiencia operativa de toda empresa. Sin embargo, para que éste pueda ofrecer todo su potencial, es necesario contar con personal capacitado en el uso efectivo de esta herramienta de gestión. 

Acompáñanos a descubrir la importancia de entrenar a tus equipos en el uso de ERP, estrategias aliadas para hacerlo y cómo identificar si tu programa de capacitación ha sido exitoso. ¡En marcha! 

 

¿Por qué es importante entrenar a tu equipo en el uso del ERP?

Al evaluar la pertinencia de implementar un software ERP, suelen contemplarse una pluralidad de variables “duras” centradas en la automatización de procesos, mejora de la productividad y rentabilidad. Pero, es su lado humano, el que puede inclinar la balanza hacia el éxito o el fracaso de este proceso de cambio. 

Lo cierto es que, aunque con innegables beneficios, el desembarco de una solución de gestión de este tipo impactará directamente en el personal, modificando roles, tareas, tiempos y procesos. En consecuencia, una comunicación abierta y efectiva, así como la capacitación específica en esta nueva herramienta, es de vital importancia para mantener a los colaboradores motivados, comprometidos y que puedan obtener el mayor provecho del cambio. 

En este sentido, es importante planificar e iniciar el proceso de capacitación ERP con la suficiente antelación; incluso, hasta un año antes de la implementación. De este modo, se logra mitigar la resistencia al cambio, a la vez que se introducen paulatinamente los módulos a utilizar.

A la larga, esto permite la optimización de todo el proceso de implementación y aprovechamiento del ERP, reduce errores de uso y mejora la productividad en general. 

 

¿Cuáles son los aspectos más importantes en la capacitación del personal en el uso de un ERP?

Siempre fundamental, la efectividad de la capacitación ERP del personal depende de una pluralidad de aspectos claves: 

  • Gestión del cambio
  • Reconocimiento general del ERP
  • Ofrecer entrenamiento específico
  • Brindar material de formación
  • Hacer seguimiento y evaluación

 

  • Gestión del cambio

Los procesos de cambio suelen despertar dudas y temores en los colaboradores. Por eso, la manera en que éstos se comuniquen guiará al camino del apoyo o la resistencia de los trabajadores. En otras palabras, no alcanza con mandar un mail interno. 

Por el contrario, deben promoverse acciones de marketing que brinden a los próximos usuarios, información clara y frecuente de los motivos que originaron la necesidad del cambio, de los beneficios y las mejoras esperadas, tanto a nivel operativo como empresarial. 

 

  • Reconocimiento general del ERP

Detrás de cada software ERP, como el Calipso, hay una empresa respaldada por la experiencia. Nadie mejor que ella para ayudar a que los usuarios referentes se acerquen al producto y comprendan de qué manera el software se integrará en sus operaciones diarias. 

 

  • Ofrecer entrenamiento específico

Gracias a la variedad de módulos, un ERP puede ser implementado en una pluralidad de departamentos y para una diversidad de usos. En consecuencia, es importante asegurar que la capacitación contemple tanto el manejo por roles como en procesos. 

En este sentido, es importante transmitir el workflow funcional, explicando el alcance de cada proceso y cómo éste afecta a las etapas anteriores y posteriores del funcionamiento de la organización. A su vez, debe facilitarse el conocimiento de las herramientas dentro de cada área y explicar detalladamente los pasos a seguir. 

 

  • Brindar material soporte

No alcanza con ofrecer algunas jornadas de capacitación. Así como adoptar un enfoque de formación continua, es importante que cada miembro del equipo cuente con respaldo escrito, a modo de manual, de cómo utilizar el ERP y responder dudas frecuentes que pudieran ir apareciendo con el uso. 

 

  • Hacer seguimiento y evaluación

Una vez que los colaboradores están cómodos con el uso del ERP, es importante consultarlos sobre aspectos a mejorar. Asimismo, es relevante evaluar en qué medida la capacitación brindada fue efectiva para, a partir de allí, perfeccionar la formación. 

 

5 consejos para mejorar la capacitación en ERP del personal

Aunque específica, la capacitación ERP del personal mejora, como otro tipo de formaciones en las empresas, cuando se tienen en cuenta los siguientes consejos: 

 

  1. Capacitación por etapas: En tiempos de hiperconectividad la atención suele sostenerse por unos tan sólo 30 minutos. En consecuencia, es preferible delimitar sesiones de formación cortas y con objetivos específicos. 

 

  1. Contenidos visuales y atractivos: Videos, imágenes, presentaciones, actividades de gamificación… Sin importar si se prefiere una u otra estrategia, lo importante es que los contenidos sean entretenidos y didácticos. 

 

  1. Colaboradores como formadores: Cada departamento tiene sus particularidades. Por eso, puede ser favorecedor identificar referentes por área que realicen todo el proceso de capacitación y sean, luego, los encargados de transmitir lo aprendido. 

 

  1. Generar participación: El aprendizaje resulta más efectivo cuando se asume una posición activa. Por eso, no hay que limitarse sólo a transmitir nueva información a los empleados, sino, también, proporcionarles actividades en las que puedan involucrarse y poner a prueba sus conocimientos. 

 

  1. Aportar feedback regularmente: Es importante que los colaboradores conozcan qué se valora de su progreso como los aspectos a seguir mejorando en el proceso de capacitación ERP.

 

¿Cómo saber si la capacitación fue efectiva?

El sólo hecho de ofrecer capacitaciones ERP al personal no es garantía de efectividad. Ésta debe ser, de hecho, evaluada. En este sentido, son buenas señales si:

  • El personal demuestra competencia en el uso del ERP al realizar tareas específicas.

 

  • Encuestas y comentarios positivos indican que se ha comprendido el material y la capacitación es percibida como favorable.

 

  • Mejora la capacidad del personal de resolver problemas relacionados con el ERP.  

 

  • Se evidencian mejoras en las métricas de rendimiento tras la implementación del ERP.

 

Como puedes ver, una adecuada capacitación durante el proceso de pre y post implementación del ERP puede contribuir a obtener todos los beneficios que este software tiene para ofrecer. Alíate a Calipso, y gana el respaldo de una compañía con más de treinta años de experiencia. Contáctanos, estamos para asesorarte.