Evaluación de software para empresas

septiembre 15, 2020

La evaluación de un software para empresas es un paso que suele omitirse y para el cual no se prepara adecuadamente, pero es uno de los más críticos. La selección de un sistema ERP es un paso muy importante y debe tomarse con seriedad.

Con tantas soluciones disponibles, para el comprador de software es una tentación considerar solamente a los líderes de la industria o las primeras opciones que aparecen en los esfuerzos de búsqueda. Este atajo a menudo resulta en la pérdida de la solución ideal. 

Un buen proceso de evaluación de software para empresas minimiza los riesgos de un proyecto fallido.

Recomendaciones para la evaluación de software para empresas

Hay una serie de recomendaciones para que el proceso de evaluación de software para empresas sea ordenado y eficaz. Entre ellas se pueden destacar las siguientes:

  • Proceso formal
  • Conocer las propias limitaciones de la empresa
  • Asegurar los presupuestos
  • Definir prioridades
  • Preparar la documentación

Para una mayor comprensión, a continuación se ampliarán cada una de estas recomendaciones.

Proceso formal

Un proceso formal es el camino más económico y el que da mejores resultados a la hora de evaluar un software para empresas.

  1. Diseñar la documentación necesaria para contar con el apoyo de los posibles proveedores.
  2. Documentar cuáles serán los criterios por los que evaluará y calificará a los proveedores.
  3. Hacer un plan de trabajo y establecer fechas estimadas.
  4. Armar el equipo de colaboradores que trabajarán en el proyecto de evaluación y selección de sistema ERP.
  5. Interiorizarse en el tema. Una buena recomendación es buscar en Internet.
  6. Definir de mayor a menor las necesidades a satisfacer.
  7. Escribir qué procesos resolverán esos problemas de negocios.
  8. Escribir y consensuar cuál será la funcionalidad necesaria para soportar tales procesos de negocios.
  9. Escribir y consensuar los problemas o brechas de negocios que la empresa planea resolver.

Generalmente los problemas de negocios a resolver son brechas entre la situación actual y la deseada para alcanzar objetivos empresariales. Consensuar estas brechas, además de servir para la evaluación de un software ERP para empresas, sirve para sensibilizar a las gerencias sobre las necesidades de negocios de la compañía.

Este es el máximo detalle al que se llega y es útil para luego puntuar y costear a cada uno los productos de software para empresas que ofrecerán los vendedores.

Conocer las propias limitaciones de la empresa

Es importante contar con los recursos necesarios y suficientes para la implementación de software ERP. Llegado ese momento, es necesario contar con las personas que más conocen a la empresa para poder realizar el proceso con la mejor cantidad de dificultades.

Asegurar los presupuestos

Definir cuál es el presupuesto disponible y establecer cuál será el necesario. Hay 4 tipos de presupuestos cuyo propósito, tiempo, detalles y precisión pueden verse en el siguiente cuadro:

Evaluación de software

Definir prioridades

Como la evaluación de un software para empresas es la clave de la selección, es fundamental sacarle toda la subjetividad posible y ejecutar un proceso lo más objetivo posible. Antes de comenzar la interacción con los proveedores, es recomendable tener definidos los criterios con los cuáles se dará por aceptable una propuesta de proyecto.

Al menos hay cuatro evaluaciones de software para empresas que deben considerarse como paso previo a la selección: funcional, técnico, empresa proveedora y económico. Estos cuatro ejes se los puede llamar el nivel 1 o nivel mayor de la evaluación.

Si a cada uno de estos ejes se le asigna una puntuación o ponderación de manera tal que la suma de todas las puntuaciones sea 100, se estará definiendo cuál es la importancia que cada uno de esos ejes tiene respecto del otro. Los siguientes ejemplos muestran dos tipos de proyectos diferentes:

Evaluación de software

Preparar la documentación

Hay dos tipos de documentaciones que se presentan. Primero un RFI y luego un RFP.

Primer paso: RFI

Una solicitud de información RFI (Request For Information) es una propuesta solicitada a los potenciales proveedores para determinar qué productos y servicios están disponibles en el mercado. Además, se da a conocer la capacidad de un vendedor en términos de oferta y fortalezas.

Una RFI no es una invitación a presentar ofertas, no es vinculante para el comprador o el vendedor, y puede o no conducir a una RFP.

Las respuestas de los proveedores al RFI deberían contener datos de la empresa proveedora, del implementador, de clientes, de experiencia en el rubro o industria de su compañía y, si es posible, que el proyecto se encuentre en el rango de presupuesto que se fue definido.

Segundo paso: RFP

Luego de las respuestas al RFI, se realiza un primer filtro y pre-selección a un grupo de empresas proveedoras de ERP. Esto ayuda a evaluar y comparar la información y descartar las que no se adecúan al proyecto.

Es momento de enviar una solicitud de propuesta RFP (Request for proposal). Debe incluir documentación específica, preguntas y tareas.

Cuando se obtengan respuestas, es necesario contar con un método de evaluación de software para empresas y de puntuación objetivo para calificar las propuestas de los proveedores. Las respuestas de los proveedores al RFP serán la base para la preparación de la demostración y comparación de propuestas.

¿Qué debe contener un RFP?

  • Especificaciones de producto o servicio requerido, con el mayor detalle posible.
  • Información que se requiere del oferente. Por ejemplo: precio, personas que liderarán el proyecto, responsabilidades, cronograma, antecedentes.
  • Criterios para selección o descalificación de los proveedores.
  • Fechas claves. Por ejemplo: apertura/cierre del proceso, visitas a instalaciones, demostraciones, reuniones.
  • Requerimientos de confidencialidad.
  • Modelo de contrato con el que se efectuará la contratación.

Conclusión

El proceso de evaluación de software para empresas es largo pero necesario. De esta forma se puede llegar a asegurar su éxito y ser conscientes de que la decisión se tomó seriamente.