El mundo de los sistemas ERP puede resultar avasallante en ciertas ocasiones, sobre todo cuando no se cuenta con el guía adecuado. Al dar los primeros pasos en este terreno novedoso, la variedad de oferta, la avalancha confusa de siglas en inglés y la especificidad de términos informáticos que utilizan algunos sitios para describir los distintos software suelen convertir el trayecto en un camino pedregoso.
Para que la introducción a los sistemas ERP SaaS sea lo más amena y clara posible, proponemos responder con frases concisas y explicaciones sencillas a los dos interrogantes principales que debe plantearse cualquier persona al momento de evaluar la conveniencia de adoptar un ERP SaaS: qué es y cuáles son los beneficios que aporta al negocio en cuestión.
Qué es un ERP SaaS
El ERP SaaS es un tipo de sistema de planificación de recursos empresariales que se ofrece por demanda a través de internet, es decir que se trata de un servicio, como sus siglas lo indican: Software as a Service, que se traduce como “software como servicio” o “software como suscripción”. A diferencia de lo que ocurre con los ERP On Premise, cuya instalación se realiza de manera local en los servidores de la empresa contratante, el ERP SaaS se encuentra alojado en la nube; esto significa que el cliente puede hacer uso de él en cualquier momento desde un dispositivo electrónico con acceso a Internet sin tener que descargar ninguna aplicación ni llenar de datos la memoria, ya que el almacenamiento de la información queda a cargo de la empresa proveedora.
Al contratar este tipo de ERP, no es necesario incurrir en gastos descomunales, ya que el servicio se paga en función del uso que se haga del software, por lo general mediante tarifas mensuales. Además, la implementación suele llevar menos tiempo que la de su contraparte, los sistemas ERP in situ.
Una de las características principales del ERP SaaS es que permite efectuar una integración con otros sistemas para transferir datos entre aplicaciones distintas, lo que facilita en gran medida el traspaso de la información al momento de la implementación. Algunos ofrecen también una comodidad más que bienvenida a la hora de utilizar dispositivos móviles, desde los que se puede acceder a una gran cantidad de funcionalidades, tales como
aprobaciones remotas y notificaciones.
Con respecto a la seguridad de la información, tópico que cada vez se vuelve más importante y que suele despertar cierta inquietud en las compañías, la gran mayoría de los proveedores de ERP SaaS utilizan distintos sistemas de encriptado, autentificación y otros protocolos de seguridad informática de vanguardia. Estos sistemas de seguridad son mucho más avanzados y, por lo tanto, superiores a los que poseen las empresas contratantes, lo que hace que la inversión en un ERP SaaS en definitiva se traduzca asimismo en una inversión en seguridad.
Por otro lado, los ERP SaaS se actualizan con mayor frecuencia, incorporando nuevas funcionalidades y mejorando las ya existentes de manera constante, a veces incluso semanalmente, lo que resulta especialmente provechoso para las empresas en crecimiento.
Beneficios de contratar un ERP SaaS
Como ya hemos explicado, los beneficios económicos al momento de decidirse por la implementación de un ERP SaaS son numerosos, ya que no hay que afrontar una inversión inicial considerable ni se precisa de gran infraestructura, además de que los costos mensuales suelen ser accesibles. También hemos destacado ya la rapidez del proceso de implementación, pero a ello debe sumarse el dinamismo de las actualizaciones, que no requieren largos tiempos de espera, a diferencia de lo que ocurre con otros sistemas.
No podemos dejar de mencionar un aspecto que resulta sumamente beneficioso para el cliente: la flexibilidad. Si bien esto depende del proveedor que se contrate, existen algunos software en el mercado con márgenes amplios de adaptabilidad en dos sentidos esenciales: la adaptabilidad de las funciones del sistema ERP a diversas empresas de rubros totalmente disímiles y la adaptabilidad de la interfaz, que permite acceder al software desde dispositivos de todo tipo, más allá del sistema operativo utilizado.
Por último, pero no menos importante, es fundamental destacar que este tipo de software suele tener una interfaz más moderna que la de los ERP On Premise, por lo que no se requiere una formación en informática o vastos conocimientos previos de computación para manejarlo. De hecho, la adaptación de los trabajadores al sistema suele ser rápida y eficaz gracias a la efectiva capacitación, que se realiza mediante videos o plataformas de campus en línea, de modo que los usuarios pueden resolver sus tareas de manera eficiente sin necesidad de efectuar consultas constantes al equipo de soporte técnico.
Ahora bien, al momento de decidirse por la contratación de un software ERP SaaS, es importante tomar nota y evaluar una serie de elementos que harán la diferencia entre un sistema y otro: la tecnología ofrecida, la adaptabilidad de la interfaz a diversos dispositivos y el diseño centrado en la experiencia de usuario. Solo así se podrá elegir el software adecuado y sacar el mayor provecho de la inversión.
