Durante los últimos años, con el avance de las tecnologías informáticas, el auge de los servicios “en la nube” y la demanda creciente de sistemas integrados de información que se adapten a las necesidades de las industrias y empresas más diversas, han surgido cada vez más opciones a la hora de implementar un software ERP (Enterprise Resource Planning). Las opciones implican variedad, libertad, adaptabilidad, pero también despiertan un interrogante básico: ¿por qué? ¿Por qué surge este tipo de software? ¿Por qué la necesidad de la nube? ¿Por qué elegir un ERP Cloud? ¿Por qué no un ERP On Premise?
Son muchas preguntas válidas que contestar y todas merecen una consideración atenta. Vayamos por el comienzo.
¿Qué es el ERP Cloud?
El ERP Cloud se trata de un modelo de sistema de administración de recursos empresariales que permite al usuario acceder, a través de la nube, a un abanico de funcionalidades que respondan a las necesidades y requisitos de su empresa pagando solamente por el consumo efectuado, tal como sucede, por ejemplo, con los servicios pospagos de telefonía.
La implementación de un ERP en la nube implica que todos los datos quedan alojados en una infraestructura que un proveedor de servicios ERP se encarga de mantener, actualizar y administrar. Es decir que las empresas pueden acceder a estas funcionalidades a través de un navegador de internet, sin necesidad de instalar programas en sus computadoras o almacenar los datos en sus propios servidores.
Estas tres características principales, a saber, el pago por consumo, el almacenamiento externo de los datos y la responsabilidad del proveedor con respecto a la gestión del servicio, definen al Cloud ERP y lo diferencian de su contraparte, el ERP On Premise o en local. En este último, todos los recursos asociados a la implementación del software (datos, aplicaciones, servidores, etc.) se alojan directamente en la empresa usuaria, que es también la encargada de su mantenimiento y actualización. Para ello es necesario contar con recursos abundantes, por lo que son las compañías más grandes las que suelen optar por una implementación de ERP On Premise.
Ahora bien, como todo en la vida, no existen soluciones 100 % perfectas ni sistemas infalibles. Es por eso que es importante tener en cuenta tanto los aspectos positivos como los negativos del ERP en la nube.
Ventajas y desventajas del ERP Cloud
Uno de los factores principales a considerar dentro de cualquier implementación de ERP es la disponibilidad de recursos, es decir, tiempo, dinero y personal capacitado. En este aspecto, el ERP Cloud representa una opción sumamente conveniente, ya que, como la empresa contratante efectúa pagos mensuales de acuerdo con los servicios utilizados y la cantidad de usuarios, el coste total de la implementación suele ser bastante menor al de los sistemas On Premise. Además, dado que el mantenimiento y la actualización del software recaen en el proveedor, el tiempo invertido en la implementación se minimiza, al igual que la necesidad de formación del personal de la empresa.
Se suma a ello la posibilidad de que múltiples usuarios dispongan del software simultáneamente y obtengan información en tiempo real en cualquier momento y lugar con solo tener al alcance un dispositivo con acceso a internet, así como la ventaja de relegar en el proveedor las tareas de gestión del programa, dos características del Cloud ERP que promueven un enfoque en el negocio que fomenta la productividad y la comunicación.
Por último, pero no menos importante, las actualizaciones constantes y automáticas del ERP Cloud y los sistemas informáticos de mayor capacidad de los proveedores garantizan una eficiencia que resulta invaluable.
Este mismo factor de responsabilidad de los proveedores, sin embargo, plantea ciertos recelos a la hora de adoptar un ERP en la nube por el hecho de ceder el control de los datos y de depender del proveedor con respecto al mantenimiento y disponibilidad del software. Lo mismo sucede con el acceso al programa mediante internet, que algunos consideran un arma de doble filo, ya que permite una mayor flexibilidad pero juega en contra de los usuarios que no cuentan con un servicio de internet confiable.
¿Por qué elegir un ERP Cloud?
Un conocido refrán sostiene que “es mejor malo conocido que bueno por conocer”. No obstante, no cabe duda de que, en los campos de la informática y de los negocios, este refrán es una receta para el fracaso.
Los desarrollos constantes y a pasos agigantados de estos dos mundos hacen que conformarse, quizá por comodidad, con el “malo conocido” implique quedarse atrás con respecto a la competencia. En un mercado siempre en evolución, con tecnologías cada vez más avanzadas al alcance de la mano, es necesario adaptarse a lo nuevo para sobrevivir, e innovar para prosperar. Desde esa perspectiva, el ERP Cloud constituye la mejor opción para las compañías que desean aprovechar los adelantos informáticos para aumentar su productividad y eficiencia sin necesidad de una inversión desmedida.
