Es un lugar común, por no decir un cliché, que lo barato sale caro. Todo buen emprendedor sabe que, en general, invertir en materiales y tecnología de calidad da como resultado un rédito considerable, ya sea en el mediano o el largo plazo. Ahora bien, cuando hablamos de sistemas ERP, ¿buena calidad es necesariamente sinónimo de precios altos? ¿Cómo podemos estimar el costo de un ERP y comparar la oferta entre los distintos softwares disponibles en el mercado? ¿Cuáles son las variables que intervienen en el cálculo de la inversión necesaria para la implementación de un sistema ERP determinado?
Variables de costo del ERP
Al momento de comparar precios de ERP, resulta fundamental tener en mente un conocido refrán: “no todo lo que brilla es oro”. Si bien puede que dos sistemas ERP ofrezcan la misma cantidad y variedad de módulos, es necesario profundizar en el análisis y averiguar las funcionalidades que ofrece cada módulo, lo cual suele marcar la diferencia entre un producto chico y otro de mayor tamaño y precio. Cada módulo ERP cuenta con una especificidad de procesos, seguridad, posibilidad de rediseño de circuitos, adecuación a distintos sistemas y muchas otras características que hacen que un software de calidad se distinga con respecto al resto.
Otra variable que debemos considerar es si se trata de un sistema On Premise o SaaS. Como hemos explicado ya en otros artículos, los software de gestión de recursos empresariales On Premise, es decir, cuya instalación se lleva a cabo directamente en los servidores de la empresa contratante, implican una inversión inicial mucho mayor comparados con los ERP SaaS. Esto se debe a que, en estos casos, el costo del ERP se abona desde un principio y a que la instalación in situ requiere de una infraestructura considerable.
Los sistemas ERP SaaS, en cambio, requieren una inversión inicial menor, dado que se abona por el servicio periódicamente, por lo general mediante pagos mensuales, y su precio depende muchas veces de las funcionalidades integradas y del uso que se les dé.
Al momento de considerar la diferencia de precios de ERP, es fundamental destacar la manera en que se distribuye la inversión. En el caso del ERP SaaS, el costo final depende, a grandes rasgos, de cuatro variables básicas: el precio de suscripción, el costo inicial del proceso de migración de datos, los servicios de consultoría externa y el tiempo invertido en la formación de los empleados para la correcta utilización del sistema. Por otro lado, al inclinarse por la implementación de un software ERP On Premise, a estas variables hay que sumar el costo del hardware y el mantenimiento de la infraestructura.
Así y todo, hasta el momento solo hemos nombrado las variables básicas que determinan cuánto cuesta un ERP, pero existen otros elementos que debemos considerar y que las empresas generalmente pasan por alto a la hora de planear un presupuesto. De hecho, debido a esta omisión involuntaria en la que suelen incurrir las compañías que buscan adquirir un sistema ERP, se conoce a estas variables de precio como “costos ocultos”, no porque estén escondidos en la letra chica de algún contrato, sino porque las empresas tienden a menospreciarlos o subdimensionarlos.
Costos ocultos
Es una especie de mito urbano dentro de la estimación de costo del ERP que, por cada dólar invertido en software, debe invertirse un dólar en implementación. Sin embargo, una proporción que se aproxima más a la realidad sería de tres o cuatro dólares de implementación por cada dólar de software. Esta discrepancia se debe justamente a que muchas veces los cálculos que realizan las compañías no contemplan los costos ocultos.
El costo que más comúnmente suele pasarse por alto es el tiempo de los empleados de la empresa contratante, que pasarán por un periodo de adaptación hasta lograr habituarse al nuevo sistema y efectuar sus tareas de manera eficiente. Este tiempo se traduce directamente en horas extra que la compañía debe contemplar dentro del presupuesto del ERP.
Otros costos ocultos que hay que tener en cuenta son, por ejemplo, el mantenimiento correctivo y evolutivo del sistema ERP. Mientras que el mantenimiento correctivo hace referencia a la solución de problemas que surgen con el uso del software, el mantenimiento evolutivo abarca los cambios en el sistema que toda compañía requiere como consecuencia de la evolución natural de la empresa: cambios de formato, niveles de autorización, seguridad, etc.
Por otro lado, hay que tener siempre en mente que la inversión en hardware no es solo la que se efectúa al inicio de la implementación, sino que el mantenimiento de las bases de datos, la creación periódica de copias de respaldo y la generación y análisis de datos de auditoría, entre otros, también implican un costo.
Aun así, con costos ocultos y todo, la implementación de un sistema ERP suele ser una inversión fructífera tanto para empresas grandes como pequeñas. Solo debemos considerar cuidadosamente los requisitos específicos de nuestro negocio, elaborar un presupuesto adecuado y entender que el software contratado debe corresponder con el tamaño de la empresa.
