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5 tendencias de gestión documental para el 2024

Descubre las últimas tendencias en gestión documental. Optimiza tu flujo de trabajo con las innovaciones que están transformando la manera de organizar la información. 

 

Atrás quedaron los papeles. En un mundo cada vez más digitalizado, una correcta gestión documental es un pilar esencial para mejorar la eficiencia operativa y la productividad en las empresas de todos los tamaños y sectores. 

Y, el 2024, promete ser un gran año en este sentido, en tanto que las nuevas tecnologías continuarán transformando la manera en que las empresas organizan, gestionan y utilizan la información. Por eso, en este blog te invitamos a explorar 5 importantes tendencias en gestión documental, que no deberían descuidarse en toda compañía que aspire a estar a la vanguardia del cambio.  

 

¿Qué es la gestión documental?

“La gestión documental consiste en controlar de un modo eficiente y sistemático la creación, la recepción, el mantenimiento, la utilización y la disposición de los documentos”, define la Universitat Oberta de Catalunya. En otras palabras, se trata de todas aquellas acciones que las empresas realizan para generar, almacenar y recuperar la información guardada en documentos. 

 

¿Cuál es el objetivo de la gestión documental?

Muchos son los propósitos detrás de la gestión documental. Se destacan entre ellos: 

  1. Garantizar la eficiencia, lo que se logra al ordenar la documentación de una manera lógica y accesible.
  2. Facilitar el rápido acceso a información relevante, a la vez que se resguarda la confidencialidad de documentación sensible.
  3. Reducir costos operativos mediante la optimización de los procesos de trabajo.
  4. Mejorar la productividad, al minimizar los tiempos destinados al ordenamiento y la recuperación de información.
  5. Preservar información histórica de las empresas a través de la conservación de documentos relevantes. 

 

Tendencias en la gestión documental 

Resulta evidente, entonces, que la gestión documental es fundamental para el adecuado funcionamiento de una compañía. Pero, en un mundo empresarial sumamente dinámico, es esperable que, en esta área también, emerjan cambios e innovaciones. 

En esta línea, en 2024 seguirán consolidándose las siguientes tendencias en la gestión documental

 

  1. Automatización Inteligente

Con la implementación de la inteligencia artificial (IA), la digitalización de las empresas ha avanzado al siguiente peldaño en su desarrollo. Ya no se trata sólo de la automatización de tareas rutinarias o de prestar un mejor servicio al cliente. Ha comenzado a transformar también, la gestión documental. 

Gracias al aprendizaje de máquinas, la IA ha vuelto más sencilla la organización, interpretación y clasificación de documentos lo que, a su vez, se traduce en una mejorada capacidad de estos sistemas para aprender autónomamente y ampliar su desempeño. De este modo, se ven favorecidas la eficiencia y la precisión en la gestión documental. 

 

  1. Seguridad documental avanzada

Así como las mencionadas mejoras en términos de eficiencia y precisión operativa, la inteligencia artificial contribuye a una mayor seguridad de los datos. Esto se debe a que la IA es capaz de identificar documentos confidenciales y restringir accesos no autorizados. 

Paralelamente, se seguirán afianzando y perfeccionando estrategias de protección de los datos ya hoy muy difundidas, como el acceso mediante datos biométricos y cifrado. Lo mismo sucederá con aquellas funciones de seguimiento y auditoría que permiten monitorear el acceso y la actividad en los documentos. 

 

  1. Colaboración remota y gestión de documentos

Con el aumento del trabajo híbrido y a distancia, se ha producido un impulso inédito en el desarrollo de las herramientas de colaboración remota. Gracias a que los sistemas de gestión documental en la nube garantizan que la información esté disponible en todo momento, y desde cualquier dispositivo y lugar, los colaboradores pueden trabajar juntos en tiempo real y compartir archivos de forma segura. 

Más aún, la gestión documental en la nube promueve la transparencia y la visibilidad de los procesos de trabajo. Esto se debe a que, al centralizar la información en una plataforma accesible para todo el equipo, se reducen las posibilidades de que los datos se pierdan o de haber avanzado la tarea sobre versiones desactualizadas. 

 

  1. Integración de Blockchain en la gestión documental

Entre sus múltiples usos, que van más allá de los conocidos intercambios financieros, la tecnología Blockchain sigue ganando terreno a la hora de garantizar la seguridad de los documentos digitales. ¿Por qué? A través de una red de nodos, logra que todos los movimientos sean verificados y registrados de forma permanente. 

Además, al ser una red descentralizada, tiene mínimos riesgos de ser manipulada. Es decir, proporciona un entorno de alta seguridad que no pone en peligro el acceso a los datos almacenados. 

 

  1. Análisis predictivo y Big Data en documentos

La gestión documental es un aliado invaluable a la hora de obtener datos de valor para las organizaciones. Sin embargo, la enorme mayoría de los documentos almacena los llamados ‘datos no estructurados’, que consisten en información que no se corresponde con campos fijos predefinidos, y que implican un desafío para el análisis. 

Es gracias a la gestión documental basada en estrategias de Big Data, que se logra tanto obtener y analizar gran cantidad de información, como identificar datos valiosos que son indexados para su ordenamiento y recuperación. Así, estas nuevas tecnologías contribuyen a mejorar la productividad y la eficiencia de las organizaciones. 

 

Perspectivas futuras y conclusiones

El mundo empresarial seguirá evolucionando a un ritmo vertiginoso, en el que la gestión documental, como epicentro de la transformación digital, no será la excepción. Incluso, gracias a la implementación de tecnología innovadoras como la inteligencia artificial, las herramientas de colaboración remota y el Blockchain, permitirá que las organizaciones estén preparadas para los desafíos que el futuro de los negocios depare. 

Pero, con miras hacia adelante, y con el propósito de mantenerse competitivas, es fundamental que las empresas continúen adaptándose y aprovechando al máximo las últimas tendencias en gestión documental. Para eso, Calipso cuenta con Nos Conecta, una solución líder para el intercambio de información con proveedores y clientes. Contáctanos, estamos para asesorarte.