10 preguntas que debes hacerte al elegir un sistema ERP

Descubre la importancia de contar con un ERP en tu negocio y las 10 preguntas cruciales al seleccionar el sistema adecuado para tu empresa.

En un mercado laboral y comercial cada vez más competitivo, contar con la posibilidad de responder de forma rápida y eficiente puede marcar la diferencia entre la supervivencia o no, de una empresa. Es precisamente entonces, cuando un sistema ERP puede transformarse en el aliado ideal. 

Como ya te hemos contado, un sistema ERP ayuda a integrar y centralizar procesos en toda la cadena empresarial, ofrece las condiciones de posibilidad para tomar decisiones informadas, mejora la productividad a través de la automatización de procesos repetitivos que brindan bajo valor agregado, aporta visibilidad y transparencia claves para identificar problemas y tomar medidas correctivas, e incorpora características que facilitan el cumplimiento normativo y legal de los países en que opera la compañía. 

Pero, pese a la relevancia que por definición tiene un ERP, no todos los sistemas son equivalentes ni ofrecen el mismo potencial de competitividad y mejora productiva. En consecuencia, si estás evaluando implementar un software de gestión en tu compañía, es crucial que te hagas primero, las siguientes preguntas: 

1. ¿Cuáles son las funciones principales que se necesita automatizar y/o mejorar?

Cada compañía es única y, por supuesto, no es lo mismo una PyME que una mediana o gran empresa. Por eso, es siempre recomendable identificar primero, sus necesidades específicas, lo que ayudará a enfocar en soluciones que se alineen con éstas. 

En este sentido, es recomendable optar por un sistema ERP modelizable que posibilite adquirir sólo aquellos módulos que el negocio realmente necesita para llevar su productividad al siguiente nivel. 

2. ¿El ERP puede integrarse con los sistemas ya existentes en la compañía?

Especialmente si se está evaluando adquirir tan sólo algunos módulos de ERP, es prioritario cerciorarse de antemano que éstos podrán integrarse eficientemente a otros sistemas ya en uso en la empresa, como CRM u otras herramientas de gestión específicas.

3. ¿Cómo se manejan las personalizaciones y adaptaciones específicas?

Al contratar un software ERP, es importante comprender su flexibilidad para adaptarse a las necesidades particulares detectadas en la empresa. Para eso, al evaluar un proveedor del servicio, es importante preguntar sobre la facilidad y el costo de hacer personalizaciones.

4. ¿El ERP es escalable para adaptarse al desarrollo futuro de la empresa?

Invertir en un sistema ERP, es invertir para el futuro. En consecuencia, al elegir un proveedor en la nube, es tan relevante pensar en las necesidades actuales del negocio como proyectar si el software ofrecido podrá acompañar el crecimiento venidero. De lo contrario, sólo se estará transitando un camino de continuas (aunque costosas) soluciones a corto plazo. 

5. ¿Qué opciones de trabajo remoto ofrece?

Especialmente tras la pandemia por el coronavirus, el trabajo híbrido y remoto son la nueva normalidad; y lo serán cada vez más. Por eso, contar con un sistema ERP en la nube que permita el acceso desde cualquier punto del globo y esté disponible en una pluralidad de idiomas, marca un hito positivo para el crecimiento de todo negocio. 

6. ¿Cuánta capacitación necesitará mi personal?

Como todo cambio, implementar un sistema ERP requiere de un proceso de capacitación y adaptación por parte del personal. No obstante, no todos los softwares son igualmente amigables con sus usuarios. Es importante, entonces, y especialmente si se desea minimizar la inversión en formación de los colaboradores, optar por un sistema con una interfaz intuitiva y cuyas tareas de actualización y mantenimiento estén respaldadas por el proveedor del servicio.

7. ¿Con qué medidas de seguridad cuenta el ERP?

Todo software, pero especialmente uno integrado en la nube, es crucial que tenga medidas de seguridad robustas para proteger datos sensibles. Algunas precauciones sólidas incluyen la encriptación, autenticación de factores múltiples y el control de acceso basado en roles. 

8. ¿Cuál es el costo total de implementación y mantenimiento del ERP?

La implementación y mantenimiento de un sistema ERP implica en términos de costos, varios aspectos que es necesario evaluar al elegir un servicio determinado. Se incluyen entre ellos, la inversión inicial de instalación y configuración, costos de modelización para que el ERP se adapte a las características singulares de la empresa, presupuestos para capacitación de personal y mantenimiento continuo del sistema. 

9. ¿Cumple con los requisitos normativos y legales de la industria?

Al elegir un ERP, es de especial importancia asegurarse de que éste contribuirá a cumplir con los requisitos y normativas legales específicas del área de actividad, como regulaciones contables, informes financieros y privacidad de los datos, entre otras. Además, un buen sistema debe contar con sólidas capacidades para rastrear cambios en los datos y la generación de registros, en caso de auditoría. 

10. ¿El servicio está respaldado por casos de éxito?

Éste es un indicio sólido de que se está tratando con un proveedor con experiencia. Por eso, antes de cerrar el trato, siempre es importante consultar qué empresas lo eligen y de qué manera han sabido acompañarlas en su camino al éxito. 

La solución que buscas 

Respondidas estas preguntas, puede que hayas reconocido una pluralidad de posibles caminos a elegir. Sin embargo, tan sólo uno te llevará a una solución que te permita satisfacer esta pluralidad de aspectos: Calipso ERP, un software que unifica el control de la gestión de tu empresa, gracias a que: 

• Integra todo el proceso de negocio
• Es flexible y modelizable
• Puede escalarse
• Se integra con otros softwares mediante API’s
• Cuenta con tableros de control en línea

Y, por supuesto, siempre con el respaldo de una empresa con más de 30 años de experiencia innovando en el mercado ERP. Da hoy el siguiente paso, y conoce nuestras soluciones para empresas e industrias. Para más asesoramiento, no dudes en contactarnos.