Qué buscan (y no encuentran) las pyme en un sistema de gestión
Cronista Comercial - Junio 2004

Las compañías medianas serán la mayor fuente de ingresos para los proveedores de sistemas de gestión empresarial en los próximos dos años. Sin embargo, los clientes dicen que ese software tiene varias asignaturas pendientes
Ordenar un desorden administrativo, capitalizar la empresa, cumplir con una normativa de la AFIP o mejorar sus procesos de negocio, son algunos objetivos que se plantean las empresas medianas cuando deciden instalar un sistema de planificación de recursos empresariales, conocido como ERP por sus iniciales en inglés. Sin embargo, en el camino por alcanzar esas metas, estos paquetes de software no satisfacen varias de las necesidades que tienen sus clientes.

Englobadas habitualmente en el simplificador concepto de Pymes, estas empresas fueron, en gran medida, las locomotoras del crecimiento verificado en el último año y medio en el mercado tecnológico de la Argentina. Pero ese impulso, que hasta ahora se notó en proveedores de hardware y telecomunicaciones se sentirá cada vez más en los proveedores de sistemas ERP. En un estudio reciente, Trends IDC afirma que las ventas de ese software crecerán de u$s 21 millones en el 2004 a u$s 43 millones en el 2007. "Hay dos crecimientos que se notarán mucho -dice Raúl Bauer, director de Trends IDC-, uno por nuevas empresas que se incorporan al uso del ERP, fundamentalmente, las empresas medianas. Otro por los módulos que se van a ir instalando en empresas más grandes y que los proveedores agregarán como nuevas funcionalidades".

Una empresa mediana destina a proyectos de esta clase entre u$s 40.000 y u$s 200.000 -también según Trends IDC- y aunque la dispersión en términos de inversión es grande, las coincidencias aparecen en materia de demandas insatisfechas. Ejecutivos de tres empresas medianas que analizaron varios sistemas ERP en el último año las describen.

Previsibilidad

Un sistema de gestión no es algo que se cambie todos los días. Aunque a veces, una empresa se ve obligada a hacerlo a la fuerza. Esto le pasó a J. Llorente & Cía, una empresa alimenticia que comercializa la té Green Hills y yerba La Tranquera, entre otros productos. A la hora de elegir un sistema de gestión, optó por un producto Word Class, categoría de proveedores internacionales en la que usualmente se incluye a tres empresas SAP, Oracle y PeopleSoft. "El costo fue elevado, pero se hizo el esfuerzo y valió la pena", opina Walter Romero, Gerente de Sistemas de la empresa. Sin embargo, el sistema One World desarrollado por J.D. Edwards, luego de una fusión pasó a manos de otro "peso pesado": PeopleSoft. Y el año pasado, tras una oferta de Oracle para comprar PeopleSoft, circularon versiones sobre una migración compulsiva entre productos de un proveedor a otro.

Para Romero, la clave para enfrentar este tipo de procesos "pasa por saber adaptarse a los cambios". La inversión total en este proyecto fue de u$s 400.000. Pero, según asegura el hombre de sistemas de Llorente, el esfuerzo no fue vano, porque se encontró lo que se buscaba "pudieron integrarse las plantas de producción con información en línea para la toma de decisiones".

Costo-beneficio

Romero agrega que, en general, se busca en estos sistemas "una solución que cubra los aspectos legales, las funciones que requiere su industria y que tenga un costo bien razonable para el país en el que estamos. Esto es lo más difícil de encontrar", subraya. Con él, coincide Carlos Saumell, un ejecutivo de la marplatense Tienda Los Gallegos que empezó buscando un sistema por el mismo lado que Walter Romero, los proveedores word class pero luego de algunas cotizaciones, los descartó.

Cuando estaba claro que el sondeo se orientaba a sistemas nacionales -un grupo en el que se cuentan proveedores como Stradivarius, Calipso, BAS, Open Solutions, Gaci Group o Sistemas Bejerman-, la búsqueda de referencias de casos exitosos los llevó a BAS. Saumell recuerda que "la negociación duró un par de meses largos, porque nos concentramos en la financiación del acuerdo: que finalmente se cerró en un costo total de $ 390.000, financiado a 60 meses, en el que se incluye la actualización de las nuevas versiones".

Saumell señala que el principal objetivo planteado al actualizar sus sistemas era independizarse de la rigidez de su proveedor anterior: "Teníamos un viejo sistema modular en DOS desde el año 93 y nuestro proveedor, la empresa Quality Soft, le había hecho tantos cambios para mantenerlo en funcionamiento que llegó un momento en el que dependíamos mucho de ellos. Sólo 3 personas sabían cómo funcionaba".

Aunque conoce los males de esa flexibilidad excesiva, Saumell señala que la mayoría de los ERP sufren el mal de la rigidez. "Te dan un modelo armado de solución y para resolver la adaptación de la empresa a ese sistema se necesita un equipo de Sistemas de 50 personas. Esto es algo muy complicado para una empresa mediana. Sin embargo, es necesario hacer un esfuerzo de adaptación. La mayoría de las empresas de nuestro rango tiene una cultura de sistemas a medida y trata de eternizar esa comodidad, algo que no es compatible con una mejora en la funcionalidad", reconoce.

Suavidad en los cambios

Es que cada empresa tiene particularidades en su ciclo de negocios. Tienda Los Gallegos factura la mayor parte de sus $ 14 millones anuales en la temporada veraniega y en vacaciones de invierno. Pero, en esos meses, la administración está prácticamente parada. En cambio, durante el año el proceso es opuesto. Por eso, la implementación del software se lleva a cabo en forma gradual, entre enero y noviembre de este año. La puesta en marcha del software BAS ERP se hizo por áreas del negocio: en verano se instaló en Administración, en julio, Compras y Stock y antes de fin de año se instalará en la sección Ventas.

El diseño del proceso de implementación es clave para que los cambios que provoca un sistema ERP no impacten el funcionamiento del negocio.

Marcelo Martín, gerente general de Ubicar SA, empresa dedicada al recupero de vehículos que factura u$s 8 millones al año, estaba decidido a informatizar su gestión con un sistema ERP. "En el ´99, cuando arrancamos, ya sabiamos de antemano que sin un software de gestión, este negocio no se podía hacer. Habíamos visto cómo la competencia de embrollaba con la gestión de los contratos con las compañías de seguros, un segmento en el que somos líderes", señala.

Sin embargo, la implementación del ERP Calipso, en el que Ubicar invirtió u$s 150.000, fue trabajosa. "Al principio pensaba que me había metido en camisa de once varas porque estábamos muy acostumbrados a los procesos manuales, pero luego quedó claro que era un problema de adaptación nuestro", recuerda Martín.

Hoy, superado el proceso de cambios, el ejecutivo está satisfecho con el software. "Nos permite ofrecerle a nuestros clientes, las aseguradoras, reportes sobre el estado de cada uno de sus asegurados en forma eficiente y prolija. Es una ventaja competitiva", concluye.

Queda claro que los proveedores de ERP deben satisfacer algunas demandas insatisfechas de las empresas medianas. Un segmento de mercado que será una de sus principales fuentes de ingresos en los próximos años.